6 Uitdagingen bij de implementatie van e-facturatie

De implementatie van e-facturatie binnen een organisatie is niet niks. U kunt veel beren op de weg tegenkomen die u zult moeten overwinnen. Daarom is een goede voorbereiding en de juiste solution provider aan uw zijde essentieel voor succes.

Hier kunt u een aantal uitdagingen vinden die u hoogst waarschijnlijk zult tegenkomen tijdens uw eerste stap richting e-procurement, de overstap naar e-facturatie:

1. Het ontbreken van een overtuigende business case
2. Geen duidelijk plan
3. Niet de juiste eisen stellen aan de e-facturatie oplossing
4. De onboarding van handelspartners onderschatten
5. Complicaties bij onboarding n.a.v. het 4-corner model
6. Interne teams niet overtuigen van de verandering

Het is namelijk, met een oog op de toekomst, niet meer de vraag of u gaat overstappen naar e-facturatie, maar wanneer u gaat overstappen naar e-facturatie.

1. Het ontbreken van een overtuigende business case

Voordat u gaat spenderen aan een technologische oplossing wilt u als organisatie natuurlijk eerst weten wat het u gaat opleveren. Vaak zien we dat dit niet een hele grote opgave is voor grote, corporate bedrijven; er worden zo veel facturen uitgewisseld dat ze alleen al niet om de kosten- en tijdsbesparingen heen kunnen. Midden- en kleinbedrijven vinden het vaak iets lastiger. Dat is jammer, want ook het MKB kan genieten van de vele voordelen van e-facturatie.

Om een overtuigende businesscase op te stellen zult u verschillende berekeningen moeten maken.  De verwachte kosten, ROI (Return On Investment) en de terugverdientijd mogen hier niet in ontbreken. De eerste stap is het berekenen van uw huidige gemiddelde kosten voor factuurverwerking.

Vervolgens kunt u samen met een solution provider gaan kijken naar de financiële prognoses. Door praktijkervaring kunnen solution providers u betrouwbare informatie bieden zodat u een realistisch beeld heeft van de besparingen die u kunt bereiken met e-facturatie.

2. Geen duidelijk plan

Een goede voorbereiding is het halve werk. Als er vooraf geen duidelijk plan is, zullen alle betrokken partijen niet weten waar ze moeten beginnen. Om een plan op te stellen moeten eerst een aantal onderdelen in kaart worden gebracht:

• Inventariseer elke partij waar de implementatie invloed op heeft (of kan gaan hebben). Dit kunnen klanten zijn, leveranciers (zie punt 4) maar ook verschillende afdelingen binnen uw organisatie (zie punt 5) .
• Onderzoek de huidige staat van e-facturatie. Wat zijn de kansen en bedreigingen? Hoe veel bedrijven e-factureren al? Worden er, zakelijk gezien, deuren voor u geopend of juist gesloten op het moment dat u overstapt naar e-facturatie? En meer.
• Doe onderzoek naar verschillende solution providers. Lees bij punt 3 waar u op moet letten bij het selecteren van een solution provider.

Op het moment dat u bovenstaande punten in kaart heeft gebracht, u een financiële prognose heeft en een overtuigende businesscase, is het zaak dat er een gefaseerd plan wordt opgesteld.

Als het goed is weet u nu hoeveel facturen u elektronisch kunt gaan uitwisselen en heeft u geïnventariseerd welke handelspartners werken met e-facturen. Zoek eerst het laaghangend fruit op; vaak zijn dit de handelspartners die al e-factureren en waar u de meeste facturen mee uitwisselt. Kijk naar verschillende subgroepen van facturen gebaseerd op verschillende criteria, zoals het factuurformaat of de branche. Maak een implementatie tijdlijn om zo geleidelijk, in fases, met steeds meer handelspartners te e-factureren.