De kunst van het onboarden

De afgelopen jaren zijn organisaties steeds meer gaan werken met internettoepassingen om hun interne processen te verbeteren. Nu staan bedrijven aan de vooravond van een nieuw digitaal tijdperk. Een tijdperk waarin bedrijven elektronisch samenwerken met hun klanten en leveranciers. Er zijn grote besparingen te realiseren door efficiënter te werken, het aantal fouten te verminderen en meer grip te krijgen op financiële processen. E-facturatie speelt hierin een belangrijke rol, maar dit is slechts de eerste stap in dit nieuwe tijdperk. Om de besparingen te realiseren zullen bedrijven hun leveranciers ervan moeten overtuigen om op een andere manier gegevens uit te wisselen. Dit ‘onboarden’ is een essentieel en lastig onderdeel van e-factureren en elke andere vorm van digitaal samenwerken. Jaap Jan Nienhuis, Product Designer bij tradeinterop heeft veel ervaring met het onboarden van leveranciers. Wij stellen hem een aantal vragen omtrent het onboarden van leveranciers.

Hoe kun je het beste beginnen met onboarden?

Om succesvol te kunnen e-factureren is onboarding een absolute voorwaarde. Steeds meer organisaties richten hun systemen en processen in om facturen elektronisch te kunnen ontvangen en verwerken. De onboarding van leveranciers wordt dan vaak vergeten of men verwacht dat het met een mailtje aan de leverancier wel geregeld is. Niet is minder waar. In de praktijk blijkt dat er echt wel wat meer voor nodig is om een leverancier ervan te overtuigen zijn facturen elektronisch aan te leveren. Het is daarom belangrijk om vooraf een duidelijke strategie te bepalen. Een goede onboarding strategie bestaat uit vier elementen:

• Stel de leverancier centraal: Sluit aan bij de mogelijkheden van de leverancier. Aansluiten op het platform dat u bijvoorbeeld gebruikt, hoeft niet de beste oplossing te zijn voor uw leverancier.
•  Zorg voor een multi-channel aanpak: Ondersteun verschillende kanalen en formaten om een e-factuur aan te leveren. Maak het uw leverancier hiermee zo makkelijk mogelijk.
• Maak gebruik van het beveiligde Simplerinvoicing  kanaal: Steeds meer softwarepakketten bouwen dit kanaal in in hun software, waardoor e-factureren voor grote groepen leveranciers heel eenvoudig is.
• Segmenteer uw leveranciers op basis van hun mogelijkheden: Voor het onboarden van een zzp’er heeft u een andere aanpak nodig dan voor bijvoorbeeld een uitzendbureau.

Niet iedere leverancier staat meteen te springen bij een verzoek tot e-facturatie. Hoe creëer je als bedrijf draagvlak bij leveranciers om te onboarden?

Hoewel steeds meer organisaties kunnen e-factureren, is nog niet iedere organisatie zover. Zorg ervoor dat u tijdig communiceert. Geef uw leverancier de tijd om zijn mogelijkheden in kaart te brengen en eventuele aanpassingen in zijn processen door te voeren. Laat uw leverancier daarnaast ook mee profiteren van de voordelen, bijvoorbeeld door eerder te betalen.

Zijn er naast een snellere betaling nog meer argumenten die bedrijven kunnen gebruiken bij het onboarden van hun leveranciers?

Ja, die zijn er zeker. Zo is de verwerking van elektronische documenten bijvoorbeeld betrouwbaarder dan de verwerking van een PDF of papieren document. Elektronische facturen raken niet kwijt en fouten bij het overtypen van een factuur zijn verleden tijd. E-facturatie wordt ook steeds meer een standaard onderdeel van financiële- en ERP software. Veel organisaties kunnen op deze manier al e-factureren (soms zonder het zelf te weten).

Het onboarden van leveranciers kan worden uitbesteed, maar organisaties kunnen het ook zelf doen. Hoe kunnen ze dat aanpakken?

Wij adviseren om te beginnen met het in kaart brengen van alle leveranciers. Welke leveranciers zijn er, hoeveel facturen versturen ze, hoe hoog zijn de bedragen enzovoorts. Hierdoor ontstaat inzicht in de prioriteit van onboarding.

Zorg er ook voor dat het e-mailadres bekend is. Dat lijkt misschien voor de hand liggend, maar in de praktijk blijkt dat organisaties lang niet van al hun leveranciers een e-mailadres hebben. Informeer vervolgens uw leverancier dat u wilt e-factureren. Leg duidelijk uit waarom u dat wilt en wat de voordelen voor hem zijn. Maak de voordelen concreet door bijvoorbeeld eerder te betalen wanneer een leverancier een e-factuur stuurt. Het informeren van uw leverancier dient op regelmatige basis te gebeuren. Niet iedere mail wordt gelezen en niet iedere leverancier doet meteen iets met uw verzoek.

Daarnaast is zaak om goed na te denken over de manier waarop u met uw leveranciers communiceert. Dit moet passen bij uw organisatie, maar dient ook te worden doorgetrokken in de overige communicatie richting uw leveranciers. Zorg er bijvoorbeeld voor dat voor nieuwe leveranciers ook meteen duidelijk is wat er van hen wordt verwacht. Neem (de verplichting tot) e-facturatie daarom ook op in de algemene voorwaarden, de orderbevestiging en de factuurinstructies.

Welke elementen in het onboarding proces worden het meest over het hoofd gezien?

Zoals aangegeven is onboarding geen kwestie van een mailtje naar de leveranciers en achterover leunen totdat de e-facturen binnenstromen. Onboarding is een langdurig proces waar een organisatie misschien wel één tot drie jaar voor uit moet trekken. Leveranciers zijn ook niet allemaal op dezelfde manier te onboarden. Een kleine mkb leverancier heeft andere informatie en begeleiding nodig dan een multinational. Segmenteer daarom vooraf uw leveranciers.

Onboarding is óók een doorlopend proces. Het gebeurt regelmatig dat een partij die al geonboard is weer terugvalt op het sturen van PDF facturen of zelfs papier. Het is dus zaak om in het onboarding proces te blijven monitoren en bij te sturen waar nodig.

Waarom moeten deelnemers volgens u naar het Factuurcongres komen?

Financiële afdelingen staan onder grote druk. Met de komst van nieuwe technologieën is er een enorme kans om diepgaande verbeteringen door te voeren (finance transformation). E-factureren is een van de pijlers van deze beweging. Partijen die nu niet nadenken over e-factureren missen straks de boot, wanneer de volgende stappen in digitalisering worden gezet. Het Factuurcongres is hét evenement voor bedrijven om in een dag bijgepraat te worden over de ontwikkelingen.

Wat hoopt u zelf uit de dag te halen?

Ik hoop dat nog meer organisaties gaan inzien dat e-facturatie de nieuwe standaard wordt en dat onboarding een cruciale rol speelt bij het verzilveren van de vele voordelen van e-facturatie. Tijdens mijn sessie licht ik daarom diverse elementen van het onboarden uit en wil ik de deelnemers inspireren om aan de slag te gaan met onboarding.