Onboarding bij E-facturatie na kwantiteit komt kwaliteit

Iedere organisatie die graag e-facturen wil ontvangen, heeft daarbij de hulp van zijn leveranciers nodig. Zij zijn immers degenen die in plaats van hun standaard pdf-factuur een e-factuur moeten gaan sturen. Uw leveranciers laten overstappen op e-facturatie noemen we (leveranciers)onboarding.

Dat lijkt wellicht zo geregeld, maar in de praktijk blijkt dit toch wat lastiger te liggen. Zelfs al zou het zo simpel zijn als het versturen van een mailtje met een e-facturatieverzoek, dat dan meteen wordt gelezen en resulteert in een e-factuur via het juiste kanaal. Dan nog lopen veel organisaties vast op een beperkte beschikbaarheid van e-mailadressen van de juiste persoon of afdeling.

Een succesvol onboardingstraject begint niet bij het benaderen van leveranciers, maar bij de eigen organisatie. Een goed doordachte strategie, draagvlak en samenwerking binnen de organisatie, beschikbaarheid van tooling, medewerkers en kennis van de materie bepalen hoe succesvol een organisatie is bij het onboarden van leveranciers. In het huidige landschap ligt de focus bij het onboarden op het technisch aansluiten van leveranciers. Er wordt gekeken naar het kanaal of de kanalen die een leverancier tot zijn beschikking heeft en in welk formaat een leverancier zijn e-factuur kan sturen. Ondersteun je als ontvangende organisatie meerdere opties, dan maak je het daarmee makkelijker voor de leverancier om aan te sluiten. De meeste ERP- en boekhoudpakketten hebben inmiddels de mogelijkheid om een e-factuur te versturen.
Maar is het niet gewoon een kwestie van tijd totdat iedere organisatie is aangesloten via één standaard kanaal? En is onboarding dan eigenlijk nog wel nodig? In dit whitepaper lichten we toe hoe en waarom onboarding ook in de toekomst van belang blijft.