Verhoog de e-facturatie-adoptiegraad van gemeenten

Alle overheidsinstellingen kunnen – als het goed is – e-facturen verwerken. Dat is namelijk in 2019 verplicht gesteld. Toch blijkt de adoptiegraad van e-facturatie bij veel gemeenten laag. Dat is jammer. Het gereedschap is er. Eenmaal ingezet werkt het als katalysator voor meer digitale verandering. Maar hoe verhoog je de adoptiegraad? TriFinance schreef in opdracht van het ministerie van BZK een handreiking die gemeenten daarbij helpt.

Sneller en nauwkeuriger werken met facturen

In tegenstelling tot een papieren factuur (of de pdf als bijlage aan de mail) is een e-factuur (of e-invoice) een digitaal bestand dat eenvoudig te verwerken is door geautomatiseerde systemen. Bij ontvangst kan de financiële software deze e-facturen eenvoudig controleren.

Op de lange termijn versnelt dit het factuurverwerkingsproces, verlaagt het de werkdruk en maakt het de verwerking van facturen veiliger (minder kans op fouten). Voor de korte termijn is het verwerken van e-facturen vooral een mooie opstap om de digitalisering van de gemeente een impuls te geven. Omdat het wettelijk verplicht is deze optie te bieden, is de kans groot dat alle middelen voor e-facturatie beschikbaar zijn.

Onafhankelijk advies over e-facturatie

Maar hoe krijg je de gemeenten zo ver om op grote schaal e-facturen te gaan verwerken? Financieel consultant TriFinance geeft advies over (onder meer) e-facturatie en de bijkomende implementatie. In 2021 sloten zij zich aan bij het NMBF (Nationaal Multi-belanghebbenden Forum e-Procurement). De voorzitter van dit platform is het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). TriFinance heeft een software onafhankelijke positie, zodat ze alle mogelijke opties voor hun klanten kunnen afwegen.

Richtlijn schrijven in opdracht van BZK

Door de onafhankelijke positie die TriFinance heeft, zijn zij goed gepositioneerd om een richtlijn te schrijven die vrij is van een vooraf gekozen oplossing of leverancier. Om deze stelling te testen, heeft BZK ze gevraagd een handreiking te schrijven waarmee gemeenten aan de slag kunnen. Binnen  Nederlandse gemeenten is er nogal veel verschil in het gebruik van e-facturatie. Grotere gemeenten verwerken wel 80 procent van de facturen automatisch, terwijl andere gemeenten onder de 1 procent blijven steken.

“Hoe krijg je gemeenten zo ver om op grote schaal e-facturen te verwerken?”

E-facturatie blijkt vaak ongebruikt digitaal gereedschap

Er zijn vele redenen om de aanwezige e-facturatie oplossing links te laten liggen. Zo komt het voor dat een leverancier die om de optie vraagt, onterecht te horen krijgt dat het niet mogelijk is. De factuur komt vervolgens gewoon weer op pdf in de mail. Een gemiste kans. Dat is jammer. Hoe hoger de adoptiegraad, hoe eerder de gemeente voordeel doet met de investering in e-facturatie. Ongebruikt gereedschap kost alleen maar geld. Daarnaast stimuleert het bedrijven om deze overstap te maken. Juist de gemeente doet lokaal veel zaken waardoor e-facturatie de bredere digitalisering van Nederland goed kan stimuleren.

Handreiking e-facturatie voor gemeenten

De handreiking e-facturatie voor gemeenten helpt gemeenten om e-facturatie vol te gaan benutten. Het bevat een plan van aanpak (het e-facturatiekompas). Daarin staat uitgebreid antwoord op de vraag ‘wat is de beste manier om e-facturatie binnen onze gemeente succesvol uit te rollen?’ De handreiking bevat tips van gemeenten die inmiddels e-facturatie succesvol hebben geïmplementeerd.  Dit heeft TriFinance aangevuld met eigen expertise die is opgedaan bij implementatietrajecten. Wie de diepgang zoekt, vindt in de handreiking praktische voorbeelden en verwijzingen naar templates en andere behulpzame bronnen.

Breng de belanghebbenden in kaart

De eerste stap op het kompas is het in kaart brengen van alle belanghebbenden binnen de gemeente. Grof onderverdeeld zijn dat de beleidsbepalers (gemeenteraad, wethouders en betrokken ambtenaren), de inkopers (complete afdelingen of individuele ambtenaren), Financiën en (last-but-not-least) de IT-afdeling.

Vijf bouwstenen

Met deze belanghebbenden in het achterhoofd, biedt het kompas vijf bouwstenen die samen e-facturatie succesvol op de kaart kunnen zetten. De eerste steen is draagvlak. Weten alle betrokkenen wat e-facturatie is en welke voordelen het met zich mee kan brengen? Daarop volgt een controle van het kennisniveau. Weten de betrokkenen dat e-facturatie beschikbaar is en hoe het werkt? Zo niet, dan is het lastig om leveranciers daarvan op de hoogte te stellen. Tijdens gesprekken met gemeenten bleek dat het kennisniveau over e-facturatie vaak nog beperkt. Daar komt bij dat het vaak onduidelijk is wie vragen kan beantwoorden.

Procesinrichting en technische ondersteuning

Als draagvlak en kennisniveau op orde zijn, is het tijd om de procesinrichting en daarna de technische ondersteuning te bekijken. Welke eisen worden er aan een e-factuur gesteld? Hoe gaat de gemeente deze verwerken? Is het mogelijk om e-facturatie verplicht te stellen voor grotere partijen? Met welke systemen kan de gemeente werken? Welke softwareleveranciers ondersteunen de gemeente bij technische vraagstukken? Stuk voor stuk vragen die een antwoord vereisen.

Extern communiceren

Liggen de eerste vier bouwblokken op de juiste plaats, dan kan ‘het echte werk’ beginnen: extern communiceren over e-facturatie. Dat vraagt om een communicatieplan waarin staat hoe leveranciers horen dat e-facturatie er is en welke informatie of ondersteuning ze kunnen krijgen als ze hiermee willen werken.

Versnel de digitalisering van de gemeente met e-facturatie

Iedere gemeente heeft inmiddels e-facturatie technisch tot zijn beschikking. Het is zonde dat dit middel niet wordt gebruikt. Inzet kan de financiële stromen beveiligen en versnellen. Daarnaast biedt het aanleiding om intern met alle stakeholders te praten over digitalisering bij de gemeente. Die laatste stap is niet geheel onbelangrijk. Als het al niet lukt om de adoptiegraad van e-facturatie te verhogen, waarom zouden andere digitaliseringsinitiatieven dan wel gaan vliegen? Zet alle partijen aan tafel en gebruik dit middel als aanleiding om digitaal door te pakken. Download hier de handreiking om direct aan de slag te gaan met e-facturatie bij de gemeente.

Zoek je meer informatie over de mogelijkheden van e-facturatie, of wil je vragen stellen over de handreiking voor gemeenten? Neem contact met ons op, en wij helpen je graag verder.