{"id":5444,"date":"2020-07-28T14:37:37","date_gmt":"2020-07-28T14:37:37","guid":{"rendered":"https:\/\/heliview.com\/tuurcongres\/?p=5444"},"modified":"2020-07-30T12:15:25","modified_gmt":"2020-07-30T12:15:25","slug":"kvk-digitaliseert-en-e-factureert-en-hoe","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/heliview.com\/finance-flow-conference\/kvk-digitaliseert-en-e-factureert-en-hoe\/","title":{"rendered":"KVK digitaliseert en e-factureert. En hoe!"},"content":{"rendered":"
Om een goed beeld te krijgen neemt\u00a0Bianca de Graaf<\/a>\u00a0ons mee in het verhaal van KVK. Als Teamleider Financi\u00eble Administratie weet zij als geen ander hoe belangrijk het is te blijven innoveren. E-facturatie is daar wat haar betreft een belangrijk onderwerp in. \u201cHet is niet voor niets dat KVK digitalisering heeft opgenomen in haar strategie. De impact hiervan is groot, ook voor ons als finance afdeling.\u201d licht Bianca toe. \u201cVan kostenbesparing tot procesverandering \u00e9n van een uitvoerende naar adviserende werkwijze. Zomaar een aantal punten die op dit moment spelen.\u201d<\/p>\n Aanbestedingstraject \u201cHet kunnen ontvangen en verwerken van e-facturen is \u00e9\u00e9n ding. Nu was het zaak om onze leveranciers hiervan op de hoogte te brengen en hen te motiveren e-facturen aan ons te versturen\u201d, aldus Angelique Benfield<\/a>, Projectleider e-facturatie binnen KVK. Werkend met een gemotiveerd finance team en een boekhoudpakket vol mogelijkheden bleek al snel de behoefte te bestaan om ondersteuning te krijgen bij het onboarden van leveranciers. Deze ondersteuning werd gevonden in de vorm van WeConnect\u00ae, de onboardingmethode van eVerbinding.<\/p>\n Leveranciersonboarding<\/strong> Veelbelovende start Aansluitend ontvingen ruim 900 leveranciers op 1 juli 2019 een survey waarmee de respondenten na afloop automatisch een advies op maat kregen over de manier waarop zij e-facturen het beste kunnen versturen.<\/p>\n \u201cInmiddels zijn we ruim 4 maanden verder en ben ik aangenaam verrast”, lacht Angelique. “We hebben al 30,6% respons en dat met de zomervakantie die in deze periode viel! Ook kwalitatief gezien ben ik erg te spreken. Denk aan de uitzendorganisatie die door onze campagne inmiddels helemaal overgestapt is naar e-facturatie. Ook een grote Office Supplier die ons zowel facturen per mail (PDF) als per post(!) verstuurde, is onder begeleiding van WeConnect\u00ae en eVerbinding bezig om over te stappen op elektronisch factureren. Voor een van onze andere leveranciers, een internationale IT dienstverlener, kon het blijkbaar niet snel genoeg gaan. Zij belde ons aan het begin van de campagne op en zijn nu bezig met de inrichting. Als dat geen mooie berichten zijn!\u201d<\/p>\n Ook de uitkomsten van de survey spreken voor zich. Hierin geven de respondenten duidelijk aan hoe belangrijk zij onderstaande zaken vinden. Monitoring De afgelopen 2 maanden werden er door WeConnect\u00ae nabelacties ingepland, reminders gestuurd en kennissessies gehouden, waardoor het huidige responspercentage nog verder is gestegen. Inmiddels is 32,6 % van de facturenstroom binnen de KVK omgezet in e-facturen (peildatum 4 december 2019)<\/p>\n Nieuwe kansen<\/strong> Voordeel voor de ondernemer
\n<\/strong>KVK stond op het punt een grote switch te maken. Na een aanbestedingstraject werd gekozen voor AFAS Software als ERP-oplossing met hierin eVerbinding als ge\u00efntegreerde e-facturatie tool.<\/p>\n
\n\u201cWe zijn ons ervan bewust dat het succes van e-facturatie is gebaseerd op het activeren van zoveel mogelijk leveranciers\u201d, vertelt Bianca. \u201cWeConnect\u00ae heeft ons hier tot op heden heel erg bij geholpen. Het gaat om de juiste stappen in de juiste volgorde, waarbij zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van hulpmiddelen voor automatische activering. Leveranciers worden letterlijk stap voor stap geholpen bij het succesvol versturen van hun eerste e-factuur, ongeacht de grootte, branche of factuurvolume. In praktijk varieert dit van een zzp\u2019er die projectmatig bij ons betrokken is, tot een grote uitzendorganisatie die inmiddels 100% over is gegaan op e-facturatie. De eerste resultaten zijn dan ook veelbelovend!\u201d<\/p>\n
\n<\/strong>Na het maken van een scan bleken er verschillende leveranciers al bekend en geregistreerd bij Simplerinvoicing \/ PEPPOL. Zij werden dan ook direct verzocht om de eerstvolgende facturen elektronisch aan te leveren en hier is zoals verwacht door vrijwel alle benaderde partijen positief op gereageerd.<\/p>\n
\nSnelle betaling\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 84%
\nZekerheid van aflevering\u00a0 87%
\nBeveiligde uitwisseling\u00a0 \u00a0 \u00a073%<\/p>\n
\n<\/strong>Het monitoren van de uitkomsten van de survey vormt een belangrijk onderdeel van het onboardingproces bij KVK. Het is namelijk niet in alle gevallen binnen \u00e9\u00e9n dag geregeld. Neem nou het voorbeeld van de leverancier die succesvol e-facturen verzond en waarbij de keer erna weer een e-mail met PDF werd ontvangen. Daar bleek de fout in het softwarepakket te zitten en er wordt nu hard aan een oplossing gewerkt. \u201cZoals je ziet zijn organisaties volop in beweging en het eind is nog lang niet in zicht\u201d. aldus een enthousiaste Benfield.<\/p>\n
\nDe verwachting van Angelique,voorafgaande aan het project, was een effici\u00ebnte, snelle en foutloze verwerking van de facturenstroom. Tot nu toe gaat dit naar verwachting en resulteert de tijdwinst die hieruit voorkomt al in nieuwe kansen. \u201cCollega\u2019s van de afdeling crediteuren merken al duidelijk verschil in de snellere verwerking van ontvangen e-facturen\u201d, haast Angelique hieraan te voegen. \u201cAls gevolg van de vrijgekomen uren worden de rollen anders ingedeeld. De crediteurspecialisten worden nu ook ingewerkt op de debiteurenafdeling. Door de verwachte toename van effici\u00ebntie, snelheid en nauwkeurigheid zal de uitvoerende rol veranderen in een adviserende finance rol. Iets waar KVK zich intern al op voorbereid\u201d.<\/p>\n
\n<\/strong>Ook is KVK erg te spreken over het uitsluiten van\u00a0spookfacturen<\/a>. Omdat het elektronische factureren via het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing \/ PEPPOL verloopt, zijn spookfacturen niet meer mogelijk. Wat Angelique betreft een fijn voordeel voor iedere ondernemer.<\/p>\n