De 7 voordelen van een elektronische factuur

Maak je je facturen nog met Excel, Word of een invulbare pdf? Met een elektronische factuur of e-factuur bespaar je tijd, loop je minder kans op fouten en bewaar je beter het overzicht.

Een elektronische factuur of e-factuur is volledig digitaal. In tegenstelling tot een pdf die je bijvoorbeeld met Word of Excel aanmaakt, is een elektronische factuur niet zomaar een scan of digitale weergave van een papieren factuur.

Een e-factuur wordt dan ook niet opgemaakt met een tekstverwerker of spreadsheet-programma, maar met speciaal daarvoor ontwikkelde software, zoals Billit. Werken met elektronische facturen heeft verschillende voordelen tegenover facturen in pdf-formaat:

1. Minder gedoe én het gaat sneller

Je tekstverwerker openen, schakelen tussen programma’s en tabbladen om alle info te verzamelen, de gegevens intikken, een pdf genereren, een mail opstellen en de pdf eraan toevoegen, het overzicht van je facturen aanvullen, controleren of je klant wel betaald heeft …

Je bent aardig wat tijd kwijt als je dat allemaal manueel doet. Zeker als je regelmatig en vaak moet factureren, tikken de uren snel voorbij. Met een elektronische factuur ben je veel sneller klaar en is het handiger werken.

Dat komt omdat alle processen op één platform geïntegreerd zijn: je bestelbonnen opmaken, je klantenlijst oproepen, je betalingen opvolgen, … Het kan allemaal vanop hetzelfde platform, zonder dat de data versnipperd of verspreid zijn.

Omdat een elektronische factuur een volledig digitaal bestand is, kun je ook bepaalde taken automatisch door de software laten uitvoeren (zoals herinneringen versturen, afpunten, …)

Sommige platformen zoals Billit koppel je bovendien moeiteloos aan de software van je boekhouder. Op het einde van het kwartaal kun je met een spreekwoordelijke druk op de knop je hele boekhouding digitaal bij je boekhouder afleveren.

Papieren binnenbrengen, documenten mailen of met WeTransfer versturen, hoeft allemaal niet. Dat betekent minder werk en gedoe voor jou én voor je boekhouder (en dus minder kosten voor jou).

2. Minder kans op fouten

Bij een elektronische factuur staat alle info op een vaste plaats in het document, waardoor het volledig automatisch uitgelezen kan worden door de ontvangende software van je klant. Doordat het facturatieproces elektronisch verloopt, verklein je ook de kans op menselijke fouten.

Een e-factuur wordt opgesteld in UBL, Universal Business Language. Dat is een soort computertaal die het mogelijk maakt om de factuurdata van jouw boekhoudpakket naar het boekhoudpakket van je klant (en boekhouder) te sturen en te laten verwerken.

Op die manier ben je zeker dat de klant altijd de correcte betaalgegevens krijgt (zoals rekeningnummer en bedrag), dat de data overeenstemmen met de data op je bestelbon en je leveringsnota, enzovoort.

3. Overzichtelijke facturen

Een factuur opstellen doe je eenvoudig via de invulvelden waarmee je directe toegang hebt tot je klant- en productgegevens. Om een visuele weergave van je digitale factuur te maken volgt de software een vooraf ingestelde lay-out.

Geen gedoe meer dus met eigen sjablonen die je moet ontwerpen en aanpassen in Word of Excel, tekst die je moet uitlijnen, tekstblokjes die verspringen, formules die je moet invoeren, … In enkele muisklikken is je factuur klaar om te versturen.

4. Steeds meer bedrijven gebruiken (en vragen om) e-facturen

Het gebruik van elektronische facturen zit in de lift. Tegelijk zijn er veel overheden die dit promoten. Wie bijvoorbeeld aan de Vlaamse overheid factureert, moet verplicht een e-factuur gebruiken. Wellicht heb je ook al klanten die e-facturen gebruiken.

Een ander voordeel: omdat ze minder verwerkingstijd vergen bij je klant, is de kans groter dat je facturen sneller betaald worden als je elektronisch factureert.

Maar wat als je overschakelt op e-facturen en je klant er geen raad mee weet? Ook dat is geen probleem, want met een facturatieplatform zoals Billit kun je ook gewoon een pdf-versie van je factuur naar je klant sturen, en met je e-factuur wordt steeds een pdf-versie mee verstuurd.

5. Ook makkelijk voor je aankoopfacturen op papier of in pdf

Gebruik je facturatiesoftware? Dan kun je facturen die je nog zelf op papier of in een pdf ontvangt, makkelijk omzetten in een digitaal document. Op die manier kun je ook niet-digitale documenten verwerken en bijhouden. De software leest de gegevens in en zet ze in de correcte velden.

Het bestand (een pdf, een foto van de factuur, … ) laad je eenvoudig op. Als je een facturatieplatform zoals Billit gebruikt, kan je ook gewoon een foto maken en opladen via de app.

6. Veilig en vlot beschikbaar

Voor het aanmaken en beheren van e-facturen hoef je vandaag geen software meer te downloaden. Voor sommige online facturatieplatforms zoals Billit volstaat een computer of tablet met internetverbinding. Het voordeel van zo’n SaaS-oplossing (Software as a Service) is bovendien dat de software altijd up-to-date is.

Je hoeft niet om de 2 jaar een nieuwe versie aan te kopen of updates te installeren. Gebruik je een tekstverwerker of Excel om je facturen aan te maken en in een pdf te genereren, dan heb je dat gemak niet.

Bij een online facturatieplatform worden je data ook veilig in de cloud bewaard en zijn de data dus altijd en overal beschikbaar. Nog een plus: crasht je computer of wordt je laptop gestolen? Dan heb je al je data nog.

Bovendien zijn online facturatieplatforms vaak uitgerust met slimme algoritmes. Een voorbeeld? Als iemand een foutief IBAN heeft toegevoegd op een aankoopfactuur om onterecht het geld van de betaling op het rekeningnummer te ontvangen, dan ontvang je van Billit een waarschuwing.

7. Eén oplossing voor heel wat administratieve en boekhoudkundige taken

Offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, facturen en creditnota’s: alles is aan elkaar gekoppeld in een facturatieplatform.

Een offerte omzetten in een bestelbon, of een factuur omzetten in een creditnota? Dat doe je in enkele kliks. Geen gedoe met copy/paste en andere manuele aanpassingen.

In tegenstelling tot een pdf kun je dankzij elektronische facturatie ook heel wat processen automatiseren (afhankelijk van de software die je gebruikt). Enkele voorbeelden:

Dankzij de koppeling met de bank haal je de banktransacties van je zakelijke rekeningen binnen en worden je facturen automatisch afgepunt.

Je kunt automatisch een herinnering laten versturen naar klanten met openstaande facturen voorbij de vervaldatum.

Dankzij de talrijke integraties kun je QR-codes op je facturen zetten waarmee je klanten kunt laten betalen.

Je koppelt moeiteloos verschillende CRM-softwarepakketten (Customer Relationship Management).

Productcatalogussen of lijsten met klanten en leveranciers importeren? Geen probleem!