In gesprek met Ilse Schapendonk, programmamanager Werken in Verbinding
Wanneer is het programma Werken in Verbinding gestart en wat was de aanleiding en waar staat de gemeente Tilburg nu?
Het programma Werken in Verbinding (voorheen Het Nieuwe Werken) is al in 2013 gestart. De aanleiding voor de renovatie van de stadskantoren was divers: hierbij speelde de technische toestand van de gebouwen een rol, maar ook het comfort en medewerkerstevredenheid, duurzaamheid, functionele kwaliteit en ook de ontwikkeling van het winkelgebied van de binnenstad.
Tegelijkertijd was en is onze gemeentelijke organisatie volop in ontwikkeling. We willen nog meer dan vroeger in verbinding met de stad werken en als een Gemeente Tilburg goed kunnen aansluiten op de energie in de stad. De opgaven voor de stad zijn hierbij steeds leidend. We willen een fysieke en digitale werken die deze manier van werken ondersteunt en faciliteert. Doordat we onafhankelijker van plaats, tijd, werkplek en apparaat werken, kunnen we flexibeler inspelen op wat nodig is. In 2013 zijn de eerste stappen gezet in dit vraagstuk, maar lag de focus vooral op hoe gaan we om met het oude Stadskantoor 1; slopen, renoveren of een locatie elders in de stad en realiseerden we ons dat dit ook de kans was om met een ander werkplekconcept te gaan werken. In 2015 hebben we de visie ontwikkeld wat plaats en tijdsonafhankelijk werken betekent voor de Gemeente Tilburg. In 2017 hebben we het uitvoeringskrediet ontvangen van de Raad en 2021 hebben we het nieuwe Stadhuis in gebruik genomen en vanaf de zomer van 2023 kunnen we werken in de vernieuwde Stadswinkel.
Vind jij dat de overheid een voortrekkersrol heeft in het vormgeven van hybride werken?
Absoluut! Om verschillende reden vind ik dat de overheid een voortrekkersrol heeft in het vormgeven van het Hybride Werken. Dat ligt op een aantal niveaus.
We waren al stappen aan het zetten om als moderne werkgever onze medewerkers te faciliteren in het tijd en plaats onafhankelijk werken. Door de ervaringen die wij opdeden tijdens de coronacrisis, willen wij onze manier van ‘werken in verbinding’ verder verdiepen. We behouden het werken op afstand en de ontstane flexibiliteit van onze organisatie. Door die flexibiliteit kunnen we makkelijker een keukentafelgesprek voeren bij de inwoner thuis en op kantoor organiseren we ons flexibel om de opgaven heen, met de collega’s die we nodig hebben. Hiermee kunnen we soepeler ons werk uitvoeren, vergroten we de sociale impact in de stad en sluit deze manier van werken beter aan bij ambities van de organisatie.
We passen de flexfactor aan in een gemiddelde flexfactor 0,5 fte. Dit gaat in de praktijk betekenen dat het grootste gedeelte van de medewerkers 1 of 2 dagen per week zijn werk uitvoert op kantoor en de overige dagen elders. Door te spreken van een gemiddelde flexfactor bieden we voldoende ruimte aan de organisatie om te kunnen differentiëren daar waar nodig en recht doen aan diversiteit binnen de organisatie. Deze aanscherping sluit ook aan bij de behoeften van onze medewerkers en past bij het modern en goed werkgeverschap. Randvoorwaardelijk hiervoor is wel dat elke medewerker een laptop heeft gekregen, mogelijkheid om middelen te bestellen voor een thuiswerkplek in te richten en 2€ netto per thuiswerkdag ontvangt. Door de aanscherping van de flexfactor gaan we efficiënter om met de beschikbare vierkante meters waardoor we ruimte hebben om een aantal maatschappelijk partners onderdak te geven bij ons op kantoor en stoten we vanaf 2024 ook vierkante meters af waardoor we structureel 1 miljoen besparen op onze huisvestigingskosten waardoor we dat vrijgekomen budget op een andere manier kunnen inzetten voor de stad.
Wat zijn volgens jou de belangrijkste factoren voor een succesvolle overgang naar hybride werken binnen een organisatie?
Wij hebben een duidelijke kader met uitgangspunten benoemd, maar binnen dit kader is voldoende ruimte om het Hybride Werken vorm te geven passend bij de verschillende organisatie onderdelen. We erkennen de diversiteit binnen de organisatie en willen daarom geen eenheidsworst aanbieden, maar juist ruimte bieden om te kunnen differentiëren waar nodig. Daarnaast hebben we een aantal randvoorwaarden georganiseerd. Onder andere hebben we het werkplekconcept aangepast door meer samenwerkingsplekken toe te voegen, hybride vergaderen breder uit te rollen en te zorgen dat medewerkers op afstand hun werk ook goed kunnen uitvoeren door daar de juiste ICT middelen daarvoor te verstrekken. Daarnaast hebben we een begeleidingstraject ontwikkeld en in uitvoer om medewerkers én leidinggevenden te helpen om het hybride werken vorm te geven. Dit is daarmee ook de allerbelangrijkste succesfactor; veranderen kost tijd en is een samenspel tussen het helpen van de organisatie bij hoe ze het beste hybride kunnen werken én ruimte te bieden om te leren en te ontdekken en daarna pas bij te sturen waar nodig.
Hoe ga je zelf om met hybride werken? En meer in het algemeen wat is volgens jou de optimale balans tussen kantoor en thuis?
Voor Corona gingen we voornamelijk naar kantoor en werkten we af en toe thuis. Tijdens de pandemie werkten we vooral thuis en af en toe op kantoor. Nu gaan we het Hybride Werken in de praktijk vormgeven en voor mij persoonlijk betekent dat ik heel bewust nadenk voor welke werkzaamheden ik naar kantoor kom en wat ik juist op afstand wil blijven doen. Hierdoor ervaar ik veel ruimte om af te wisselen en is voor mij de ideale mix om gedeeltelijk op kantoor en gedeeltelijk thuis of elders te werken, zonder dat dit weer in een strak keurslijf is gegoten met vaste dagen. Waardoor er veel meer een natuurlijke balans is ontstaan die past bij mijn autonome persoonlijkheid.
Hoe gaat hybride werken zich ontwikkelen, waar staan we over 5 jaar?
Door de coronacrisis is een nieuwe werkelijkheid ontstaan. Thuiswerken en samenwerken op afstand is onderdeel geworden van ons werkpatroon wat er ook niet meer weggaat en zal blijven bestaan naast het werken op kantoor. Daarentegen geloof ik er niet in dat het kantoor overbodig zal worden, noch dat het volledig zal worden ingericht op de functies ontmoeten en samenwerken. Ik schat in dat we toegaan naar ongeveer twee derde overleg- en samenwerkingsplekken versus een derde standaard flexwerkplekken, want een gedeelte van het werk blijft ook werkzaamheden achter een bureau uitvoeren die je niet altijd thuis of elders doet. Waarbij het werken elders de aankomende jaren nog wat meer vormgegeven mag worden. De toegevoegde waarde van het werken bij een partner of een gesprek voeren bij een inwoner thuis is enorm en we weten dat we vele malen flexibeler zijn dan we ooit dachten, moet ook dit nog meer tot ontwikkeling komen.
Wat kunnen mensen meenemen uit jouw lezing tijdens het congres FITW?
Een inspirerend verhaal hoe je in een non corporate omgeving vooruitstrevende stappen maakt op het gebied van Hybride Werken waarbij de lesson learneds centraal staan.