Privacy statement

ALGEMEEN

Heliview Conferences & Training B.V. (hierna Heliview) gevestigd te Breda is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals uiteengezet in dit Privacy Statement.

Heliview organiseert events zoals congressen en Executive Tables in verschillende vakgebieden met als primair doel kennisoverdracht en het tot stand brengen van persoonlijke en zakelijke relaties. We passen onze dienstverlening voortdurend aan zodat deelnemers en business partners op een eenvoudige, informele en ludieke manier met elkaar in contact komen en kennis kunnen opdoen.

In dit Privacy Statement kunt u lezen welke persoonsgegevens Heliview van u verzamelt en verwerkt, gebruikt en hoe wij daarmee omgaan. Wij raden u aan deze Privacy Statement zorgvuldig te lezen.

Contact
Heliview Conferences & Training B.V.
Lage Mosten 5
4822 NJ BREDA
+31 76 548 4000
info@heliview.com

TOEPASSELIJKHEID

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of uit naam van Heliview.

GRONDSLAG VOOR VERWERKING

Heliview gebruikt persoonsgegevens onder meer voor de uitvoering en de afhandeling van een overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan de overeenkomst met u als deelnemer of partner aan een event. Heliview kan ook een wettelijke verplichting hebben om uw persoonsgegevens te verwerken en bewaren, zoals fiscale verplichtingen.

Heliview kan uw persoonsgegevens ook gebruiken, omdat zij hier gerechtvaardigde bedrijfsbelangen voor heeft. Deze belangen zijn onder meer het bieden van een goede dienstverlening, het genereren van inkomsten, de beveiliging van systemen, een efficiënte bedrijfsvoering en het op de hoogte houden van klanten van haar producten en diensten.

PERSOONSGEGEVENS

Heliview kan bij het uitvoeren van haar diensten de hieronder genoemde persoonsgegevens verwerken. Dat wil niet zeggen dat wij van u alle onderstaande gegevens verwerken. De gegevens die wij verwerken zijn afhankelijk van welke diensten u gebruikmaakt (bv. als deelnemer of afgevaardigde).

Aanhef;
Voorletters;
Voornaam;
Tussenvoegsels;
Achternaam;
Titel voor;
Titel na;
Voorkeurstaal;
Direct telefoonnummer;
Mobiel telefoonnummer;
Zakelijk e-mailadres;
Nieuwsbriefaanmeldingen;
URL LinkedIn profiel;
URL Twitter profiel;
Functie;
Type werkzaamheden;
Afdeling;
Bedrijfsgegevens;
Orders;
Facturen;
Betaalgegevens;
Inschrijfprofiel (antwoorden op vragen in inschrijfformulier);
Persoonlijk programma (incl. aanmeldingen met bijbehorende gegevens);
Aan- of afwezigheid op een congres, bij een 1-op-1 gesprek, bij een sessie of bij een Executive Table;
Aantal uren aanwezig op het congres of online actief;
Bekijken van video’s;
Evaluaties;
Contactgeschiedenis;
Uw rol op het event;
Foto (bv. van sprekers);
Biografie (bv. van sprekers);
Interesse in Executive Tables;
Downloads van whitepapers.

DOELEN VAN VERWERKING

Heliview verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

Relatiebeheer;
Onderhouden en vastleggen van contacten;
Communicatie doeleinden;
Informeren over haar productaanbod;
Organisatie en uitvoering van overeenkomsten;
Levering van diensten;
Verstrekken van bewijs van deelname;
Versturen van nieuwsbrieven;
(Tele)marketing;
Het toetsen van deelnemers aan de inschrijfvoorwaarden;
Informeren over inschrijvingen;
Versturen van inloggegevens;
Versturen van sms-berichten;
Registratie van aanwezigheid;
Printen van badges;
Verstrekking van gegevens aan derden;
Uitvoeren van evaluaties;
Verbetering van onze dienstverlening;
Facturatie- en betalingsdoeleinden;
Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechterlijke bevelen;
Naleving van regelgeving;
Vastleggen en de afhandeling van storingen, klachten en incidenten;
Voeren van geschillen.

VERSTREKKING VAN GEGEVENS AAN DERDEN

In het kader van de uitvoering van haar diensten kan Heliview persoonsgegevens uitwisselen met derde partijen. Denk hierbij aan de partners en dienstverleners die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van onze events.

Hieronder kunt u zien welke gegevens wij delen bij de verschillende tickets.

Premium ticket congres

Bij het inschrijven voor een congres accepteert u de inschrijfvoorwaarden die voor dat betreffende congres gelden en deze Privacy Statement.

Heliview zal geen gegevens delen met de partners, met uitzondering van het volgende. Indien u uw gegevens wenst te delen met de partners (bijvoorbeeld tijdens een gesprek, of tijdens een andere vorm van contact met hen), is dat uw keuze en valt uiteraard niet onder het voorgaande. Als u een 1-op-1 gesprek plant of vraagt om uitgenodigd te worden voor een exclusieve sessie en daarvoor zelf contact opneemt met een partner, delen wij uiteraard de volgende gegevens: naam, aanhef, titel voor, titel na, functie, type werkzaamheden, URL LinkedIn profiel, bedrijfsgegevens, reden en inschrijfprofiel. Onze partners kunnen u niet uitnodigen voor een 1-op-1 gesprek of exclusieve sessie.

Indien u uw badge heeft laten scannen door een partner dan worden uw gegevens inclusief e-mailadres en mobiel telefoonnummer alleen gedeeld met de relevante partners voor persoonlijk contact en is een opt-in voor nieuwsbrieven niet van toepassing.

Gratis ticket congres en
Plus ticket congres

Bij het inschrijven voor een congres accepteert u de inschrijfvoorwaarden die voor dat betreffende congres gelden en deze Privacy Statement.

Uw voornaam, tussenvoegsel, achternaam, aanhef, titel voor, titel na, functie, e-mailadres, type werkzaamheden, bedrijfsgegevens, relatiecode (indien gebruikt), uw inschrijfprofiel, datum van inschrijving, aanmelding en aanwezigheid bij een 1-op-1 gesprek of sessie van de partner en het bekeken hebben van hun video worden met de partners van het congres gedeeld.

Uw mobiel telefoonnummer wordt uitsluitend in de volgende gevallen met de betreffende partners gedeeld:

U heeft een 1-op-1 gesprek met de betreffende partner gepland;
U heeft uw badge laten scannen door de betreffende partner.

Tot slot stemt u, door deelname aan een congres, ermee in dat Heliview uw e-mailadres mag delen met derde partijen zoals Google, Bing, LinkedIn en Facebook ten behoeve van marketingdoeleinden. Het e-mailadres zal eerst door de derde partijen geanonimiseerd worden voordat het gebruikt wordt. Dit zal enkel worden gedaan bij volgende edities van vergelijkbare events. Deze gegevens zullen bij derde partijen tot maximaal 90 dagen bewaard blijven.

Indien u niet wilt dat Heliview uw gegevens deelt met de partners van het congres, dan kunt u uw inschrijving tegen een meerprijs upgraden naar een Premium ticket.

Ticket aanbieder congres

Wij delen geen persoonsgegevens met derden met uitzondering van het volgende.

Door deelname aan een congres stemt u ermee in dat Heliview uw e-mailadres mag delen met derde partijen zoals Google, Bing, LinkedIn en Facebook ten behoeve van marketingdoeleinden. Het e-mailadres zal eerst door de derde partijen geanonimiseerd worden voordat het gebruikt wordt. Dit zal enkel worden gedaan bij volgende edities van vergelijkbare events. Deze gegevens zullen bij derde partijen tot maximaal 90 dagen bewaard blijven.

Ticket Executive Table

Bij het inschrijven voor een Executive Table accepteert u de inschrijfvoorwaarden die voor de betreffende Executive Table gelden en deze Privacy Statement.

Uw voornaam, tussenvoegsel, achternaam, aanhef, titel voor, titel na, functie, uw mobiel telefoonnummer, type werkzaamheden, bedrijfsgegevens, relatiecode (indien gebruikt), uw inschrijfprofiel en datum van inschrijving worden met de partners van de Executive Table gedeeld.

Uw e-mailadres wordt gedeeld voor persoonlijke benadering en betreft géén opt-in voor nieuwsbrieven.

Afgevaardigden

Wanneer u als afgevaardigde van een partner betrokken bent bij of deelneemt aan een event, heeft u (of uw collega die uw persoonlijke toestemming heeft verkregen) uw voornaam, tussenvoegsel, achternaam, functie, type werkzaamheden, mobiel telefoonnummer, zakelijk e-mailadres, uw rol voor op het event, URL LinkedIn profiel en URL Twitter profiel aan Heliview verstrekt.

Het doel voor het verwerken van deze gegevens is het registreren van uw aanwezigheid en het verlenen van toegang tot de locatie en EventManager. Uw contactgegevens worden onder andere gebruikt voor het per e-mail en sms toesturen van praktische informatie over het event, bijvoorbeeld over de bereikbaarheid van de locatie, het versturen van login informatie voor EventManager en de status van uw 1-op-1 gesprekken. Wanneer u gekoppeld bent aan een sessie of 1-op-1 gesprek door ons, uzelf of uw collega, dan kan uw naam, functie, LinkedIn URL en foto getoond worden in EventManager en programma.

Sprekers, dagvoorzitters, moderators en/of programmacommissieleden

Sprekers, dagvoorzitters, moderators en/of programmacommissieleden of personen met een vergelijkbare rol verstrekken hun voornaam, tussenvoegsel, achternaam, functie, type werkzaamheden, mobiel telefoonnummer, zakelijk e-mailadres, uw rol voor op het event, URL LinkedIn profiel en URL Twitter profiel, foto en biografie aan Heliview.

Zo kan Heliview bijvoorbeeld uw naam, functie, ervaringen, bedrijfsnaam, etc. gebruiken in haar marketinguitingen voor het event en in EventManager.

SMS

Indien wij er voor u meerwaarde in zien, kunt u van ons sms-berichten ontvangen met daarin praktische informatie met betrekking tot het event. Een dag voor het event ontvangt u een sms -bericht met een herinnering en eventuele praktisch informatie. Bij de registratie ontvangt u een welkomst sms met o.a. een link naar uw persoonlijke programma in EventManager. Ook tijdens het event kunt u sms -berichten ontvangen m.b.t. uw persoonlijk programma. Het ontvangen van deze SMS-berichten kunt u na ontvangst van de welkomst sms uit- of aanzetten in EventManager. Ook bij online 1-op-1 gesprekken en online sessies sturen wij 15 minuten voorafgaand een herinnering.

Aan deze sms-berichten zijn geen kosten verbonden dit is een gratis service van Heliview.

NIEUWSBRIEVEN

U kunt zich aanmelden voor onze nieuwsbrieven. Heliview houdt u dan per e-mail op de hoogte van de aangeboden diensten waarvan wij denken dat deze relevant voor u zijn. Daarbij kijken we o.a. naar uw voorkeur, functie en inschrijvingen en betrokkenheid bij onze events.

Indien u geen prijs meer stelt op het ontvangen van onze nieuwsbrieven verdere, dan kunt u zich hiervoor uitschrijven. Dit kan eenvoudig door:

In de reeds ontvangen nieuwsbrief te klikken op “Afmelden” en dan uw voorkeuren aan te passen;
In EventManager naar “Nieuwsbrieven” te gaan en daar uw voorkeuren aan te passen (https://eventmanager.heliview.com);
Contact op te nemen met de afdeling Participants Service via participants@heliview.com met het verzoek om uit te schrijven voor de betreffende nieuwsbrief.

BEVEILIGING

Heliview vindt uw privacy zeer belangrijk, houdt zich aan de privacywetgeving en zal zo zorgvuldig en veilig mogelijk met uw persoonsgegevens omgaan. Heliview heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om onrechtmatig gebruik van uw gegevens te voorkomen.

OPSLAG EN BEWAARTERMIJN

Uw gegevens worden bewaard op systemen binnen de EU en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden met een maximum van 7 jaar indien wij in die periode geen contact met u hebben gehad.

RECHT OP INZAGE EN CORRECTIE

U heeft recht op inzage in en correctie op de over u verzamelde gegevens. U kunt zelf een deel van uw gegevens inzien in EventManager (https://eventmanager.heliview.com). Voor inzage in alle gegevens kunt u contact met ons opnemen.

RECHT OP BEZWAAR

Indien gewenst kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

BEPERKEN

Als u vindt dat Heliview uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerkt dan kunt u die verwerking laten beperken.

RECHT OP OVERDRACHT

U kunt een verzoek doen tot overdracht van uw persoonsgegevens uit onze systemen.

RECHT OP VERGETELHEID

U heeft het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens uit onze systemen.

UITVOEREN VAN BOVENGENOEMDE RECHTEN

Wilt u een van de bovengenoemde rechten uitvoeren, dan kunt u uw verzoek indienen per e-mail bij privacy@heliview.com.

Heliview streeft ernaar uw verzoeken zo spoedig mogelijk te verwerken en u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek te informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met maximaal twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren.

Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren, zoals bijvoorbeeld een lopende financiële transactie. Indien dit het geval is, zullen wij u uiteraard uitleggen waarom niet aan het verzoek kan worden voldaan.

GEBRUIK VAN COOKIES

Deze website van Heliview maakt gebruik van cookies. Lees alles over het cookiebeleid op onze websites (https://heliview.com/nl/cookies/).

EventManager en het inschrijfformulier maken alleen gebruik van functionele cookies om uw voorkeuren en instellingen te onthouden. Als u cookies uitzet dan kunt u niet inloggen in EventManager en dus ook geen gebruik maken van de functionaliteit van EventManager.

KLACHTEN

Heeft u een klacht over hoe Heliview met uw gegevens omgaat? Dan horen we dit graag van u, zodat we gezamenlijk een oplossing kunnen zoeken. Het staat u te allen tijde vrij om een klacht in te dienen bij de ‘Autoriteit Persoonsgegevens’ (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

WIJZIGINGEN

Heliview Conferences & Training B.V. behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement.

Datum laatste wijziging: 8-5-2024

Privacy statement

Over ons

Contact