1. Eindgebruikers en aanbieders
Voor deelnemers aan onze congressen maken wij onderscheid tussen eindgebruikers en aanbieders/leveranciers.
- Aanbieders bieden oplossingen, producten en diensten aan die betrekking hebben op het onderwerp van het congres.
- Eindgebruikers maken gebruik van deze oplossingen.
Deelname is alleen mogelijk met een ticket dat past bij de doelgroep waarvoor het is bedoeld. Wij beoordelen iedere inschrijving hierop.
2. Tickets voor eindgebruikers
Alleen eindgebruikers kunnen zich inschrijven met een Gratis eindgebruikersticket of Betaald eindgebruikersticket.
Voor alle eindgebruikerstickets geldt dat je:
- werkzaam bent als eindgebruiker of werkzaam bent bij een eindgebruikersorganisatie;
- voldoet aan het minimum aantal medewerkers dat bij de doelgroep van het congres staat vermeld;
- werkzaam bent bij een organisatie in of nabij het land waar het congres plaatsvindt.
- behoort tot de doelgroep van het congres.
Gratis eindgebruikersticket
Bij een Gratis eindgebruikersticket en is het verplicht om minimaal drie 1-op-1 gesprekken in te plannen en daadwerkelijk te voeren.
Betaald eindgebruikersticket
Met een Betaald eindgebruikersticket ben je vrijgesteld van verplichte 1-op-1 gesprekken. Je kunt er wel vrijwillig voor kiezen om een gesprek in te plannen. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke persoonsgegevens voor dat gesprek gedeeld.
3. Tickets voor aanbieders
Aanbieders kunnen deelnemen met een Niet-eindgebruikersticket. Per congres is hiervoor een beperkt aantal tickets beschikbaar.
Het Niet-eindgebruikersticket is niet bedoeld als alternatief voor een partnership. Activiteiten die onder partnership vallen zijn niet toegestaan, waaronder maar niet beperkt tot:
- het proactief voeren van commerciële gesprekken;
- het dragen van bedrijfskleding of zichtbare logo-uitingen;
- je voordoen als partner van het congres;
- het meenemen of uitdelen van promotiematerialen zoals flyers of hand-outs.
Bij overtreding of klachten behouden wij ons het recht voor om deelnemers per direct de toegang tot het congres te ontzeggen. In dat geval blijft het ticketbedrag verschuldigd en kan toekomstige deelname voor jou en je collega’s worden geweigerd.
Indien je als aanbieder werkzaam bent bij een eindgebruikersorganisatie en deelneemt namens die organisatie, kan inschrijving met een eindgebruikersticket plaatsvinden mits het zakelijke e-mailadres van die organisatie wordt gebruikt.
4. Prijzen
Alle vermelde prijzen zijn exclusief btw. De prijs van een ticket wordt weergegeven tijdens het inschrijven.
5. Gegevens
Inschrijven is alleen mogelijk met een persoonlijk zakelijk e-mailadres dat behoort bij de organisatie waarvoor je deelneemt. Algemene e-mailadressen zoals Gmail worden niet geaccepteerd.
Alle communicatie verloopt via het opgegeven zakelijke e-mailadres.
Meer informatie over het gebruik van persoonsgegevens vind je in ons privacy statement ( https://heliview.com/nl/privacy-statement/ ) .
6. Relatiecode
Een relatiecode is geen kortingscode en geeft geen recht op gratis deelname aan betaalde tickets. Deelnemers moeten altijd voldoen aan de voorwaarden van het betreffende ticket.
7. Beoordeling van je inschrijving
Na inschrijving ontvang je een ontvangstbevestiging. Dit betekent niet dat je inschrijving automatisch is goedgekeurd.
Wij beoordelen iedere inschrijving. Binnen twee werkdagen ontvang je per e-mail bericht over de goedkeuring.
Deelname is pas mogelijk na schriftelijke goedkeuring. Aan eerdere goedkeuringen kunnen geen rechten worden ontleend. Elke inschrijving wordt beoordeeld op basis van de actuele voorwaarden en actuele gegevens.
8. Certificaat van deelname
Je ontvangt bij aanwezigheid een certificaat van deelname. Afhankelijk van het congres maken we daarbij onderscheid tussen certificaten voor CPE-punten en SKO-punten.
9. Annulering en no-show
Annuleren kan uitsluitend:
- via EventManager onder “Mijn inschrijving”;
- per e-mail via [email protected].
Om onduidelijkheid over het moment van annulering te voorkomen, worden annuleringen via andere kanalen (zoals telefonisch) niet in behandeling genomen. Je ontvangt altijd een bevestiging van annulering per e-mail.
Annuleringskosten
Gratis eindgebruikersticket
Bij annulering vanaf 14 dagen voor het congres of bij no-show gelden de volgende annuleringskosten:
- Eurolanden: € 99
- Verenigd Koninkrijk: £ 99
- Zweden: SEK 1.299
- Denemarken: DKK 799
Betaald eindgebruikersticket en Niet-eindgebruikersticket
Na het verstrijken van de bedenktijd wordt het volledige bedrag in rekening gebracht. Dit geldt ongeacht aanwezigheid.
Vervanging door collega
Vervanging door een collega is mogelijk indien deze aan de inschrijfvoorwaarden voldoet. Stuur hiervoor een e-mail naar [email protected] met naam, functie, mobiel telefoonnummer, zakelijk e-mailadres en organisatienaam.
Wij beoordelen vervolgens of vervanging mogelijk is. Vervanging is alleen geldig na goedkeuring per e-mail.
Bedenktijd
Voor Betaald eindgebruikersticket en Niet-eindgebruikerstickets geldt een bedenktijd voor het geval de inschrijving per vergissing heeft plaatsgevonden.
In de goedkeuringsmail staat vermeld tot welk moment kosteloze annulering mogelijk is. Na deze termijn is het ticket, ongeacht reden of aanwezigheid, niet restitueerbaar.
10. Betalingsvoorwaarden
Voor betaalde tickets dien je direct na inschrijving eventuele factuurgegevens te sturen naar [email protected], zoals:
- afwijkende factuurinstructies (bijvoorbeeld Peppol, ander factuuradres of betaling met creditcard);
- een PO-nummer indien vereist. Moet dit nummer intern nog worden aangevraagd, laat dit dan direct weten en lever het binnen 5 werkdagen aan;
- een btw-nummer wanneer de organisatie buiten Nederland maar binnen de EU gevestigd is.
Wanneer een PO-nummer of btw-nummer niet tijdig wordt aangeleverd, wordt de factuur zonder PO-nummer en/of inclusief btw opgesteld.
Ook bij annuleringskosten blijft de deelnemer verantwoordelijk voor het aanleveren van deze gegevens.
De betalingstermijn bedraagt 14 dagen.
11. Wijzigingen
De organisatie behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in de voorwaarden voor deelname.