Informatie intelligent verwerken met AI-technologie
Bedrijven ontvangen dagelijks talloze documenten – op papier of in digitale vorm. Het is belangrijk dat de informatie in die documenten wordt gedigitaliseerd en snel wordt doorgegeven aan de daaropvolgende systemen en processen. Maar hoe kunnen ongestructureerde informatie en gegevens op een gemakkelijke manier worden vastgelegd en beschikbaar worden gemaakt? Intelligente registratiesystemen met moderne AI-technologie bieden hier uitkomst.
Hoe artificiële intelligentie informatie razendsnel registreert
De herkenningspercentages van moderne OCR (Optical Character Recognition)-systemen zijn nu al enorm. Ongestructureerde documentinhoud wordt dankzij deze technologie in enkele seconden gedigitaliseerd en kan vervolgens in principe elektronisch verder worden verwerkt. Maar OCR-systemen zijn meestal niet in staat om de herkende informatie te ordenen en doelgericht te gebruiken. Dat is precies het punt waarop een intelligent registratiesysteem in het spel komt: met behulp van een vrij voorgedefinieerde documentstructuur bepaalt het systeem tot welke klasse een document behoort (bijv. facturen, pakbonnen, bestellingen, enz.). Aan de hand hiervan wordt de relevante content uit het document geëxtraheerd en kan deze via naar wens en behoefte aan te passen interfaces bijvoorbeeld worden afgestemd met aan het systeem gekoppelde databases, ERP- en CRM-systemen en worden gecontroleerd op juistheid. Daarna kan het document of de daarin aanwezige informatie dan worden doorgegeven aan daaropvolgende processen (bijv. voor het vrijgeven van facturen voor betaling).
Meer efficiëntie bij de informatieverwerking dankzij systemen die kunnen leren
Het leervermogen van een dergelijke intelligente registratieassistent maakt deze tot een nuttige AI-tool: hoe meer documenten het systeem verwerkt, hoe hoger het herkenningspercentage van de in de documenten aanwezige informatie wordt. Op basis van de aangeboden documenten optimaliseert het systeem de documentanalyse op de achtergrond en wordt het steeds intelligenter. Het resultaat: informatie wordt nog sneller verwerkt en de efficiëntie van de hieraan gerelateerde bedrijfsprocessen wordt aanmerkelijk vergroot.
Een intelligent systeem voor alle vakgebieden
De voordelen van intelligente informatieverwerking sorteren vooral effect in de financiële administratie en boekhouding. Door de verregaande automatisering en de razendsnelle toewijzing van de documentgegevens aan het betreffende vrijgaveproces worden de doorlooptijden bij de verwerking van ingekomen facturen tot een minimum beperkt. In combinatie met de juiste vakspecifieke oplossing voor digitaal factuurmanagement kunnen zo alle boekhoudkundige werkprocessen worden geoptimaliseerd.
Maar dat is nog niet alles: vanwege de grote flexibiliteit bij de definitie van verschillende documentklassen zijn de gebruiksmogelijkheden van een dergelijke AI-tool vrijwel onbegrensd. Ook op de personeelsafdeling kunnen binnenkomende documenten zoals ziekmeldingen, verzekeringsbewijzen en sollicitaties intelligent worden geanalyseerd en verwerkt. Bij de afdeling bestellingen en orderverwerking kunnen binnenkomende bestellingen met behulp van intelligente informatieregistratie nog sneller worden verwerkt. En zelfs overvolle e-mailpostvakken zijn dankzij de AI-technologie verleden tijd, omdat binnenkomende e-mails heel eenvoudig kunnen worden geanalyseerd en voorgesorteerd en contextafhankelijk kunnen worden doorgestuurd en gearchiveerd. Kortom: al van één enkele intelligente verwerkingsassistent, die bovendien via flexibel aanpasbare interfaces communiceert met verschillende databases en systemen, profiteert het hele bedrijf.
Duidelijk voordeel door AI
Als artificiële intelligentie doelgericht wordt toegepast, kan deze de tijd en moeite die nodig zijn voor de administratie, merkbaar reduceren en vakafdelingen ontlasten van moeizame handmatige processen. Overal waar het herhaaldelijk vastleggen en beoordelen van informatie nog met de hand gebeurt en veel tijd kost, kunnen intelligente systemen en moderne AI-technologieën een waardevolle bijdrage tot procesoptimalisering leveren.