E-factureren doe je niet alleen

Om e-facturatie succesvol te maken is meer nodig dan een aansluiting op het Peppol netwerk. Wilt u uw inkomende factuurstroom optimaliseren met e-facturatie? Dan is samenwerken met uw interne organisatie, uw e-facturatie dienstverlener en uw leveranciers van essentieel belang.

Deze samenwerkingen staan niet los van elkaar en bepalen in grote mate met welke vraagstukken u tijdens het project te maken krijgt, bijvoorbeeld bij de inbedding in de organisatie, het selecteren van de juiste dienstverlener en het aansluiten van uw leveranciers.

Uw eigen organisatie

Voor de inbedding in de eigen organisatie is het van belang om alle interne stakeholders in kaart te brengen en met hen zaken als doelstellingen, strategie, communicatie, processen en keuzes omtrent software systemen af te stemmen. Op basis daarvan kan de business case worden opgesteld. Als de interne samenwerking niet goed verloopt zal dit de andere samenwerkingen ook beïnvloeden.

Een dienstverlener kiezen

Om de e-facturen te kunnen ontvangen heeft u een e-facturatiedienstverlener nodig. Voor welke dienstverlener u kiest is afhankelijk van de eisen die u als organisatie stelt. Het gaat dan niet alleen om hoe, in welk formaat en met welke factuurvereisten u de e-facturen wilt ontvangen. Het gaat er ook om welke mogelijkheden uw leveranciers hebben om e-facturen bij u aan te leveren en welke rol een dienstverlener speelt om dit zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen.

Uw leveranciers helpen

Zeker zo belangrijk is de samenwerking met uw leveranciers. Het e-facturatietraject kan nog zo perfect zijn ingericht, als uw leveranciers geen e-facturen kunnen sturen heeft u er niets aan. Maar hoe zorgt u ervoor dat leveranciers e-facturen gaan sturen? Dan doet u door hen te onboarden. U helpt hen bij het maken van de overstap naar e-facturatie. Niet iedere leverancier is hetzelfde. Een zzp’er heeft andere informatie en tools nodig dan een multinational. Door uw leveranciers te voorzien van de informatie die zij nodig hebben en het e-factureren voor hen zo laagdrempelig mogelijk te maken, ontvangt u steeds meer e-facturen.

Alle drie deze vormen van samenwerking zijn even belangrijk om een e-facturatie project tot een succes te maken. Wilt u hier meer over weten? In ons whitepaper Samenwerken³ lichten wij dit onderwerp uitgebreid toe.