Hoe Vattenfall hun facturatieproces flink heeft versimpeld.

Veel ondernemers willen facturen direct in hun boekhoudsoftware ontvangen. Klantgerichte bedrijven spelen daar graag op in, maar e-facturen voor dertig à veertig verschillende pakketten geschikt maken is geen optie. Energieleverancier Vattenfall zocht naar een oplossing. Het PEPPOL-netwerk bood een uitkomst.

Pieter Hansma, propositie marketeer bij Vattenfall, richt zich binnen het bedrijf op de transitie naar e-facturatie: “In een grote organisatie als Vattenfall maakt een factuur een behoorlijke reis langs diverse afdelingen. Met Storecove hebben we gekeken naar een lichte oplossing om het facturatieproces te versimpelen. Dit bleek een oplossing te zijn die we gemakkelijk konden implementeren, zónder hoge kosten.

Hoe het werkt? Storecove stuurt de e-facturen naar de klant via het onafhankelijke PEPPOL-netwerk. Zij sturen deze facturen in XML formaat, wat de Europese standaard is voor e-facturen. De klant krijgt vervolgens direct een boekingsvoorstel van z’n software en kan de factuur met één klik inboeken. Klanten die niet aangesloten zijn op het PEPPOL network krijgen de factuur als XML of PDF in een e-mail aangeleverd. Storecove zorgt er dan voor dat het bericht wordt getransformeerd naar een template dat past bij het specifieke boekhoudpakket. Zij zijn als het ware onze stekkerdoos tussen PostNL en alle dertig à veertig Nederlandse boekhoudpakketten. Deze innovatie heeft gezorgd voor een flinke versnelling van het proces.”

“De implementatie was heel gemakkelijk. We zien dat 30 tot 40% van onze klanten hun boekhoudpakket-adres invult”, vertelt Hansma. “Dat is vrij fors, meer ook dan ik had verwacht. Dit geeft aan dat er behoefte is aan ontzorging op dat gebied.”

Hansma gelooft dat e-invoicing een belangrijke stap is die de klantervaring aangenamer maakt. “Het inboeken van facturen is een pijn bij veel ondernemers. Die irritatie haal je op deze manier weg. Ik verwacht dan een positief effect op klantloyaliteit en acquisitie. Het aanbieden van deze service geeft ons bovendien weer een klein competitief voordeel.”

Toch ziet Hansma digitalisering niet alleen als het veraangenamen van de klantervaring. “Digitalisering is ook een belangrijke schakel in verduurzaming. Het brengt niet alleen het papiergebruik terug, maar zorgt ook voor minder logistieke stromen. Daarmee draagt het rechtstreeks bij aan het verminderen van Co2-uitstoot en de verbetering van de luchtkwaliteit.

Bovendien is het vele malen kostenefficiënter, zowel voor ons als voor de klant.

De energietransitie vraagt om investeringen. Niet alleen door het mkb, maar vooral ook door grote bedrijven als Vattenfall. Wij nemen daarin nadrukkelijk onze verantwoordelijkheid en willen een voorloper zijn in de transitie. Ook voor corporates geldt: een euro kun je maar één keer investeren.”