KI maakt het mogelijk: intelligent informatiemanagement

De hoeveelheid te verwerken informatie groeit voortdurend. Om ongestructureerde gegevens en informatie uit inkomende documenten snel vast te leggen, eventueel te digitaliseren en over te brengen aan onderliggende systemen zijn er intelligente, KI-ondersteunde extractietechnologieën nodig. Want de tijd van handmatige bewerking is voorbij.

Dankzij de hoge herkenningspercentages van moderne OCR-systemen (Optical Character Recognition) kan de inhoud van ongestructureerde documenten binnen enkele seconden worden geëxtraheerd voor verdere elektronische verwerking. Wilt u echter de herkende informatie sorteren en doelgericht gebruiken, is een intelligent capture-systeem nodig. Deze bepaalt op basis van een vrij voorgedefinieerde documentstructuur de desbetreffende documentcategorieën zoals facturen, afleveringsbewijzen of bestellingen en extraheert de relevante inhoud. Automatische vergelijking van gegevens vindt plaats via de verbinding met databases, ERP- en CRM-systemen; de informatie wordt vervolgens doorgegeven aan onderliggende processen, bijvoorbeeld voor vrijgave. Het document extractiesysteem leert van elk document en verhoogt de herkenningsgraad van de geëxtraheerde informatie dienovereenkomstig – en zodoende ook de procesefficiëntie.

Intelligentie disciplineoverstijgend gebruiken

De intelligente informatieverwerking brengt voor alle disciplines voordelen met zich mee:

• Dankzij geautomatiseerde processen kunnen de financiële- en boekhoudafdelingen profiteren van kortere verwerkingstijden voor inkomende facturen. In combinatie met een oplossing voor digitaal factuurmanagement kunnen alle boekhoudkundige werkprocessen worden geoptimaliseerd.
• Op de personeelsafdeling kunnen bijvoorbeeld ziekmeldingen, verzekeringsbewijzen of sollicitaties intelligent worden geanalyseerd en verwerkt.
• Bestellingen kunnen nog sneller worden verwerkt in het bestel- en ordersysteem.
• Zelfs overlopende e-mail-inboxen behoren tot het verleden, omdat inkomende e-mails eenvoudig worden geanalyseerd, voorgesorteerd en gearchiveerd op basis van context.

In het bijzonder als het gaat om het herhaaldelijk vastleggen en beoordelen van informatie, kunnen intelligente systemen een waardevolle bijdrage leveren aan procesoptimalisatie.