KVK digitaliseert en e-factureert. En hoe!
Om een goed beeld te krijgen neemt Bianca de Graaf ons mee in het verhaal van KVK. Als Teamleider Financiële Administratie weet zij als geen ander hoe belangrijk het is te blijven innoveren. E-facturatie is daar wat haar betreft een belangrijk onderwerp in. “Het is niet voor niets dat KVK digitalisering heeft opgenomen in haar strategie. De impact hiervan is groot, ook voor ons als finance afdeling.” licht Bianca toe. “Van kostenbesparing tot procesverandering én van een uitvoerende naar adviserende werkwijze. Zomaar een aantal punten die op dit moment spelen.”
Aanbestedingstraject
KVK stond op het punt een grote switch te maken. Na een aanbestedingstraject werd gekozen voor AFAS Software als ERP-oplossing met hierin eVerbinding als geïntegreerde e-facturatie tool.
“Het kunnen ontvangen en verwerken van e-facturen is één ding. Nu was het zaak om onze leveranciers hiervan op de hoogte te brengen en hen te motiveren e-facturen aan ons te versturen”, aldus Angelique Benfield, Projectleider e-facturatie binnen KVK. Werkend met een gemotiveerd finance team en een boekhoudpakket vol mogelijkheden bleek al snel de behoefte te bestaan om ondersteuning te krijgen bij het onboarden van leveranciers. Deze ondersteuning werd gevonden in de vorm van WeConnect®, de onboardingmethode van eVerbinding.
Leveranciersonboarding
“We zijn ons ervan bewust dat het succes van e-facturatie is gebaseerd op het activeren van zoveel mogelijk leveranciers”, vertelt Bianca. “WeConnect® heeft ons hier tot op heden heel erg bij geholpen. Het gaat om de juiste stappen in de juiste volgorde, waarbij zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van hulpmiddelen voor automatische activering. Leveranciers worden letterlijk stap voor stap geholpen bij het succesvol versturen van hun eerste e-factuur, ongeacht de grootte, branche of factuurvolume. In praktijk varieert dit van een zzp’er die projectmatig bij ons betrokken is, tot een grote uitzendorganisatie die inmiddels 100% over is gegaan op e-facturatie. De eerste resultaten zijn dan ook veelbelovend!”
Veelbelovende start
Na het maken van een scan bleken er verschillende leveranciers al bekend en geregistreerd bij Simplerinvoicing / PEPPOL. Zij werden dan ook direct verzocht om de eerstvolgende facturen elektronisch aan te leveren en hier is zoals verwacht door vrijwel alle benaderde partijen positief op gereageerd.
Aansluitend ontvingen ruim 900 leveranciers op 1 juli 2019 een survey waarmee de respondenten na afloop automatisch een advies op maat kregen over de manier waarop zij e-facturen het beste kunnen versturen.
“Inmiddels zijn we ruim 4 maanden verder en ben ik aangenaam verrast”, lacht Angelique. “We hebben al 30,6% respons en dat met de zomervakantie die in deze periode viel! Ook kwalitatief gezien ben ik erg te spreken. Denk aan de uitzendorganisatie die door onze campagne inmiddels helemaal overgestapt is naar e-facturatie. Ook een grote Office Supplier die ons zowel facturen per mail (PDF) als per post(!) verstuurde, is onder begeleiding van WeConnect® en eVerbinding bezig om over te stappen op elektronisch factureren. Voor een van onze andere leveranciers, een internationale IT dienstverlener, kon het blijkbaar niet snel genoeg gaan. Zij belde ons aan het begin van de campagne op en zijn nu bezig met de inrichting. Als dat geen mooie berichten zijn!”
Ook de uitkomsten van de survey spreken voor zich. Hierin geven de respondenten duidelijk aan hoe belangrijk zij onderstaande zaken vinden.
Snelle betaling 84%
Zekerheid van aflevering 87%
Beveiligde uitwisseling 73%
Monitoring
Het monitoren van de uitkomsten van de survey vormt een belangrijk onderdeel van het onboardingproces bij KVK. Het is namelijk niet in alle gevallen binnen één dag geregeld. Neem nou het voorbeeld van de leverancier die succesvol e-facturen verzond en waarbij de keer erna weer een e-mail met PDF werd ontvangen. Daar bleek de fout in het softwarepakket te zitten en er wordt nu hard aan een oplossing gewerkt. “Zoals je ziet zijn organisaties volop in beweging en het eind is nog lang niet in zicht”. aldus een enthousiaste Benfield.
De afgelopen 2 maanden werden er door WeConnect® nabelacties ingepland, reminders gestuurd en kennissessies gehouden, waardoor het huidige responspercentage nog verder is gestegen. Inmiddels is 32,6 % van de facturenstroom binnen de KVK omgezet in e-facturen (peildatum 4 december 2019)
Nieuwe kansen
De verwachting van Angelique,voorafgaande aan het project, was een efficiënte, snelle en foutloze verwerking van de facturenstroom. Tot nu toe gaat dit naar verwachting en resulteert de tijdwinst die hieruit voorkomt al in nieuwe kansen. “Collega’s van de afdeling crediteuren merken al duidelijk verschil in de snellere verwerking van ontvangen e-facturen”, haast Angelique hieraan te voegen. “Als gevolg van de vrijgekomen uren worden de rollen anders ingedeeld. De crediteurspecialisten worden nu ook ingewerkt op de debiteurenafdeling. Door de verwachte toename van efficiëntie, snelheid en nauwkeurigheid zal de uitvoerende rol veranderen in een adviserende finance rol. Iets waar KVK zich intern al op voorbereid”.
Voordeel voor de ondernemer
Ook is KVK erg te spreken over het uitsluiten van spookfacturen. Omdat het elektronische factureren via het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing / PEPPOL verloopt, zijn spookfacturen niet meer mogelijk. Wat Angelique betreft een fijn voordeel voor iedere ondernemer.
Een ander bekend voordeel van e-facturatie is het verkorten van de betalingstermijn. KVK boekte de binnengekomen factuur tot op heden binnen 3 dagen in met een betalingstermijn van 30 dagen. Door de verwachtte real-time ontvangst en verwerkingstijd, zou dit nog wel eens een positieve uitwerking op de betalingstermijn kunnen hebben.
Digitalisering in 2020
KVK verwacht naast een flinke besparing door e-facturatie dat 50% van de facturen eind 2020 automatisch ingelezen en ingeboekt worden. 60% van deze facturen zijn naar verwachting inhuur gerelateerd. “Self-billing, ook wel reversed billing genoemd, is dan ook een logische vervolgstap. Dit vermindert de administratieve handelingen voor de leveranciers en voor ons als opdrachtgever en reduceert de kans op fouten in het financiële proces”, licht Bianca toe.
“De verandering is door de medewerkers tot nu toe heel positief ontvangen. In plaats van creditfacturen maken en betalingen doen, verschuiven de werkzaamheden naar een meer adviserende rol, dus pro-actiever. We zijn daardoor nog beter in staat ondernemingen te ondersteunen”.
Op de vraag welke innovaties en ontwikkelingen er nog op het verlanglijstje staan, laat Bianca weten dat het versturen van e-facturen een volgend project is. De verkoopfacturen kunnen al wel via UBL verstuurd worden, maar nog niet via Simplerinvoicing / PEPPOL. Ook staan de “klantwensen op maat” in de planning, denk aan uitgebreidere bestedingsoverzichten en specificering van factuurkenmerken. Naast reversed billing mooie digitale uitdagingen voor 2020!