Verhoog leverancierstevredenheid met Invoice Status Portal

Voor bedrijven die jaarlijks veel facturen ontvangen introduceert ICreative de Invoice Status Portal om de leverancierstevredenheid te kunnen verhogen. Via de portal kunnen leveranciers op elk gewenst moment de actuele status van hun aangeboden facturen kunnen opvragen.

Grote bedrijven ontvangen jaarlijks veel facturen. Bij de crediteurenadministratie van deze bedrijven komen dagelijks mailtjes en telefoontjes binnen met vragen van leveranciers over de status van hun ingediende facturen. Ze willen weten of de factuur goed is ontvangen, of hij al opgepakt is en wellicht het belangrijkste, wanneer hij betaald wordt.

Om leveranciers sneller een antwoord te kunnen geven en tegelijkertijd de crediteuradministratie te ontlasten, heeft ICreative voor bedrijven met een hoog aantal inkomende facturen op jaarbasis een portal ontwikkeld waar leveranciers zelf de status van hun factuur kunnen opzoeken. Ze hebben hiervoor geen account nodig om in te loggen, maar Invoice Status Portal. De portal is te koppelen aan elk factuurverwerkings- of financieel systeem en is tweetalig: er valt eenvoudig te switchen tussen Nederlands en Engels.

Procesoptimalisatie

Naast Invoice Status Portal heeft ICreative nog andere tools om klanten te helpen met het optimaliseren van de factuurverwerkingprocessen en de automatiseringsgraad te maximaliseren, zoals ICreative Validation Service (IVS).

De belangrijkste doelen van IVS zijn het verhogen van de kwaliteit van gegevens en het verhogen van de efficiency van het factuurverwerkingsproces, onder andere door vermindering van uitval. IVS bevat functionaliteiten om (volledig) geautomatiseerd inkomende facturen, documenten of data te valideren en te verrijken, bijvoorbeeld met extra leveranciersgegevens of KvK-nummers.

Grootwagenparkhouders

Specifiek voor grootwagenparkhouders is er een koppeling met Digipoort gemaakt. Zonder een koppeling met Digipoort ontvangen bedrijven per kentekenmutatie een factuur. Met IVS is het mogelijk om de factuurspecificaties automatisch op te halen en in plaats van één factuur voor elk kenteken waarover belasting moet worden betaald, wordt er nu één verzamelfactuur met alle kentekenmutaties gegenereerd. Een klus die normaal gesproken veel tijd vergt, is hiermee in no-time gedaan.

Dataverrijking

Tot slot biedt IVS communicatiemogelijkheden per e-mail om bepaalde facturen die niet voldoen aan de door de organisatie gestelde bedrijfsregels, te weigeren of om aanvullende informatie te vragen. Dankzij IVS kunnen inkomende facturen nóg efficiënter en sneller worden verwerkt in het ERP-, order of factuurverwerkingssysteem, zoals SAP of Basware.

Continu verbeteren

Continu verbeteren zit in het DNA van ICreative-klanten. Zo standaardiseert kredietverzekeraar Atradius het factuurverwerkingsproces in 27 verschillende landen. In de online talkshow, die te bekijken is via on demand-platform met videocontent van het Factuurcongres, deelt Marcel Verharen, Oracle Financials Business Lead bij Atradius, zijn ervaringen met dit omvangrijke digitaliseringsproject.