Wat is e-procurement en waarom is het belangrijk?

De afgelopen jaren heeft e-factureren zich ontwikkeld van een technologie voor specialistische supply chains, naar mainstream technologie waar ook kleine bedrijven mee kunnen werken. Om dat te realiseren zijn een aantal belangrijke stappen gezet:

1. De ontwikkeling van een open standaard voor het uitwisselen van een e-factuur (op dit moment de SI-UBL 2.0 / NLCIUS).
2. De ontwikkeling van een veilig en betrouwbaar netwerk om e-facturen uit te wisselen (Peppol).
3. De adoptie van Peppol door de rijksoverheid en steeds meer medeoverheden.
4. De adoptie van Peppol binnen de grote ERP pakketten in Nederland, waardoor meer ondernemers daadwerkelijk e-facturen kunnen sturen.
5. De focus op het onboarden van leveranciers: hoe zorgen we dat leveranciers daadwerkelijk e-facturen gaan verzenden?

Hoewel er grote stappen zijn gemaakt, valt er nog voldoende te verbeteren aan de huidige manier van factuuruitwisseling. Denk bijvoorbeeld aan statusberichten, autodiscovery van factuurontvangers, meer grote verzenders in het netwerk en betere leveranciersondersteuning. Er wordt ook steeds meer vooruit gekeken. Nu er een infrastructuur (Peppol) ligt waarmee het veilig e-factureren mogelijk is voor elk bedrijf ongeacht de grootte, welke verwante processen kunnen we hiermee dan nog meer automatiseren?

Het logische antwoord op deze vraag is e-procurement: het uitwisselen van andere berichttypen in het bestelproces tussen een klant en een leverancier.

E-procurement is het automatiseren van meerdere stappen in het inkoopproces. Het inkoopproces bestaat (sterk vereenvoudigd) uit een vijftal stappen:

• Selecteren: het kiezen van de te bestellen goederen of diensten. Dit kan in een webshop of catalogus, maar vindt in veel situaties ook impliciet plaats als onderdeel van een offertetraject.
• Bestellen: het plaatsen van de bestelling (order) bij de leverancier. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het uitwisselen van orders, orderbevestigingen, annuleringen, aanpassingen, etc.
• Leveren: het leveren van de goederen en de daarbij behorende prestatieverklaring. Bijvoorbeeld middels het verwerken van een pakbon of getekende urenstaat.
• Factureren: het factureren van de geleverde goederen, het verwerken van een factuur en het vastleggen van de boeking. Denk hierbij ook aan factuurstatus informatie.
• Betalen: het uitvoeren van de betaalinstructie bij de bank.

Tijdens de sessie van tradeinterop op het Factuurcongres vertellen zij wat er komt kijken bij het nemen van stappen richting e-procurement. Onderwerpen daarbij zijn:

• Wat zijn de voordelen van e-procurement voor uw organisatie?
• Waarom is een leveranciersgerichte aanpak ook bij e-procurement nodig?
• Welke typen dienstverleners kunnen helpen bij het inrichten van e-procurement?
• Hoe neemt u uw interne organisatie mee bij het omarmen van e-procurement?

Bezoek voor meer informatie over e-procurement en e-facturatie de website van tradeinterop.