Twee vaak vergeten elementen van Software Asset Management
Een organisatie die niet gebruikmaakt van tal van software applicaties, cloud omgevingen, datamanagement en andere hulpmiddelen is tegenwoordig ondenkbaar. Gemiddeld heeft een werknemer in een middelgrote organisatie wel twintig verschillende digitale identiteiten en in grote organisaties ligt dit aantal vaak nog aanzienlijk hoger. Effectief gebruik en management van deze digitale identiteiten is cruciaal voor het behalen van de bedrijfsdoelen.
In het proces van Software Asset Management worden twee elementen nog regelmatig over het hoofd gezien. Het eerste probleem is dat in veel gevallen verschillende bedrijfstakken niet goed op de hoogte van de bedrijfsvoering van andere afdelingen binnen het bedrijf. Daarnaast is binnen veel bedrijven de toegang en beveiliging van hun systemen en digitale identiteiten niet op orde.
Dat is jammer, want door deze onderwerpen binnen uw organisatie te adresseren verhoogt u de efficiëntie van uw onderneming, kunt u besparen op uw uitgaven en verhoogt u de veiligheid van het gebruik van uw software assets.
De verdeeldheid binnen organisaties
Veel bedrijven werken nog té vaak in silo’s, zonder de nodige communicatie tussen verschillende teams en afdelingen. Zo heeft een manager op de financiële afdeling vaak geen (goed) overzicht van de manier waarop en door wie bepaalde (cloud)applicaties of SaaS-oplossingen gebruikt worden. Hierdoor is het lastig voor de betreffende manager is om een goed kostenoverzicht te krijgen van alle software assets die binnen de onderneming in gebruik zijn.
Het tegenovergestelde is vaak ook het geval: De teams (en zelfs managers) die software in hun dagelijkse werkzaamheden gebruiken, weten vaak niet wat de financiële implicaties zijn van deze software en IT oplossingen. Heeft ú bijvoorbeeld een overzicht van de kosten van alle afzonderlijke software, (cloud) service of programma die u gebruikt?
En heeft u daarnaast inzicht in de mate waarin bepaalde software bijdraagt aan de productiviteit (en dus winstgevendheid) van uw onderneming? Zijn er tools in gebruik die meer kosten dan ze opleveren? En heeft u als manager aan de software- of businesskant de financiële kennis in huis om dergelijke vragen met zekerheid te kunnen beantwoorden?
Een integrale bedrijfsvoering
Het gebrek aan overzicht en kennis van de gebruikte software applicaties, cloud omgevingen en andere hulpmiddelen en de bijbehorende kosten is een van de valkuilen voor effectief Software Asset Management (SAM). Een organisatie waarbij verschillende teams en managers inzicht hebben in de andere takken binnen het bedrijf zal op termijn beter presteren dan bedrijven waar dit niet het geval is.
Maar hoe zorgt u dat verschillende afdelingen beter samenwerken en een beter overzicht hebben?
Denk bijvoorbeeld eens aan een uitwisselingprogramma. Laat in beurten uw marketingpersoneel een paar dagen meelopen bij de afdeling sales, finance of de klantenservice. Uw financieel medewerker of controller kan bijvoorbeeld eens een kijkje nemen bij de IT afdeling. Op deze manier verbreedt u het algemene kennisniveau van en begrip bij uw medewerkers.
Daarnaast is financiële kennis enorm van belang voor elke tak van het management.
De expertise van veel managers is vaak beperkt tot het eigen vakgebied en de nodige leiderschapskwaliteiten. Vaak hebben zij te weinig financiële kennis, terwijl dit juist essentieel is voor het nemen van beslissingen. Elke beslisser heeft een zekere basiskennis nodig om beslissingen met financiële gegevens te onderbouwen en verantwoorden.
Om deze reden hebben wij de schriftelijke cursus Financiële kennis voor de niet-financiële manager ontwikkeld. Aan de hand van de lessen verdiept u zich stap voor stap in het nut van onder andere kengetallen, liquiditeits-, rendabiliteits- en solvabiliteitsratio’s, de nieuwste inzichten in kostplaatsberekeningen en bestudeert u een aanpak van capaciteitsanalyse en optimaal voorraadbeheer.
Het kennispeil van uw gehele managementteam verhogen? Dan is het mogelijk een goed idee om te kiezen voor een in-company training. Wij verzorgen dan een meerdaagse, intensieve training toegespitst op uw onderneming. Weten wat voor u de mogelijkheden zijn? Neem geheel vrijblijvend contact op per email of op 040 246 02 20.
Gebruikersrechten en toegang
Op het gebied van identity management gaat het ook nog regelmatig mis. Hoe vaak gebeurt het wel niet dat iemand die uit dienst is toch nog kan inloggen op bedrijfsspecifieke software of portalen, zoals een CRM of website content management systeem? Vaker dan u denkt!
Zo zijn er binnen nagenoeg elk bedrijf tal van voorbeelden te noemen van slecht presterend IAM (Identity & Access Management).
Op financieel gebied is het waarschijnlijk dat u te veel betaalt voor softwarelicenties voor medewerkers die deze software niet met regelmaat gebruiken, niet mogen gebruiken omdat ze bijv. een nieuwe functie hebben binnen uw bedrijf, of in sommige gevallen zelfs niet meer bij het bedrijf werkzaam zijn.
Mogelijk hebben bepaalde medewerkers toegang tot gevoelige informatie en systemen die zij voor hun werk niet nodig hebben. Met een combinatie van inzicht, effectief SAM en Identity Management kan aanzienlijk op deze kosten worden bespaard en wordt de kans op misbruik kleiner.
Daarnaast is de bescherming van uw software assets zeer belangrijk.
Data en software assets zijn geliefde doelen voor criminelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ransomware aanvallen, waarbij de toegang tot bedrijfsgegevens vergrendeld wordt tot hiervoor “losgeld” wordt betaald. Ieder account en iedere medewerker is een potentiële ingang voor deze cybercriminelen.
Hoe veilig zijn uw informatiesystemen en software nou echt?
Om Identity Management effectief te integreren in uw SAM strategie en bedrijfsvoering organiseren wij de 4-daagse training Identity Management & Access Control. Deze training bieden wij daarnaast ook aan als in-company training, toegespitst op de behoefte van uw organisatie. Neem hiervoor geheel vrijblijvend contact op per email of op 040 246 02 20.