Hoe voorkomt u de ‘Cloud Shock’

Veel organisaties werken tegenwoordig met cloud-gebaseerde technologieën zoals Infrastructuur-as-a-Service (IaaS) en Software-as-a-Service (SaaS). Niet zo gek, aangezien de cloud goedkoper en flexibeler is dan een on-premise oplossing. Daarnaast is de cloud makkelijk te implementeren en niet afhankelijk van verouderde IT-systemen.
Het klinkt als een droom. Maar is het dat ook?

Hoewel de voordelen die hierboven worden genoemd zeker waar zijn, kleeft er ook één groot nadeel aan de cloud: de ‘Cloud Shock’. Simpel gezegd is de ‘Cloud Shock’ het moment waarop de persoon die verantwoordelijk is voor het budget binnen een organisatie (of erger nog, de CFO) zich realiseert dat zijn werkelijke bestedingen aan de cloud veel hoger liggen dan voorspeld. Met andere woorden; het uitgavepatroon is uit de hand is gelopen.

De ‘Cloud shock’ bestaat echt

Regelmatig vragen wij onze klanten of ze al een ‘Cloud Shock’ ervaren hebben. Bijna unaniem was het antwoord ja. Het moment van besef verschilt per klant, maar bijna alle SAM en IT-professionals geven aan dat de business managers of de CFO met hun in gesprek is gegaan over de werkelijke cloud-uitgaven die veel hoger waren dan ze hadden verwacht.

Ironisch is het wel, dat de aankopen rondom de cloud door de hele organisatie gedaan worden, maar dat de kosten ervan nog steeds worden verhaald bij de IT-afdeling.

Hoe de ‘Cloud Shock’ voorkomen kan worden

Hieronder een aantal stappen die organisaties kunnen ondernemen om de ‘Cloud Shock’ te vermijden.

1. Identificeer het gebruik van SaaS-applicaties in de hele organisatie. Hierdoor wordt duidelijk wat er op dit moment wordt uitgegeven aan de cloud, en welke afdelingen er applicaties hebben aangeschaft zonder de IT-afdeling te betrekken. Het is belangrijk om te weten welke cloud-technologieën en diensten ze gebruiken en waarvoor.
2. Het opruimen kan beginnen als duidelijk is wanneer en welke cloud-diensten er allemaal binnen de organisatie worden gebruikt (welke zijn belangrijk en welke niet?). Zorg dat alle dubbelen of onnodige applicaties verwijderd worden en zorg dat de juiste licenties aanwezig zijn. Het is zonde om te veel te betalen voor dure licenties wanneer medewerkers ook voldoende hebben aan een goedkopere licentie.
3. Zorg daarna dat er een duidelijk proces is voor het aankopen en implementeren van nieuwe cloud-diensten. Zorg dat iedereen binnen de organisatie weet welke cloud-aanbieders goedgekeurd zijn en welke al in gebruik zijn. Wanneer iedereen binnen de organisatie dezelfde aanbieders gebruikt kan er tijd en kosten worden bespaard.

Het gaat niet alleen om kostenreductie

De meeste organisaties accepteren dat er een geld-investering nodig is voor de digitale transformatie. Maar dat is geen reden om te veel te betalen en zeker niet voor cloud-diensten die niet de concurrentiepositie van een bedrijf verbeteren.

Door alle vormen van cloud-uitgaven te monitoren en te beheren, kan de assetmanagement manager (SAM) betere inzichten leveren aan de CFO. Ze kunnen de ‘Cloud Shock’ helpen voorkomen en besluitvormers het vertrouwen geven dat ze verstandig investeren en het meest halen uit hun diensten.