EDI & E-invoicing, waar begin ik?

Digitaliseren, automatiseren, dataverwerking, connecteren, mappen, etc. Het zijn allemaal nieuwe woorden die al ingeburgerd zijn in het taalgebruik maar dat wil niet zeggen dat ze zo snel toegepast kunnen worden in bedrijfsprocessen.

Bedrijven krijgen meer en meer te maken met aanvragen tot elektronische datatransmissie – Electronic Data Interchange (EDI). Dit kan uit eigen initiatief om manueel tijdrovend werk te vermijden, betalingstermijnen te verkorten en fouten te voorkomen. Of dat handelspartners het als een voorwaarde in het contract opnemen om berichten elektronisch uit te wisselen zoals leverbonnen, facturen, bevestiging van ontvangst van orders en materiaal, productcatalogus, inventaris met stockniveaus, …

Het kan ook een verplichting zijn, de laatste jaren is het aantal landen die elektronische facturatie en/of e-reporting ingevoerd hebben fors gestegen en het is een wereldwijde trend die in een stroomversnelling zit. Voor internationale bedrijven wordt het telkens lastiger om de regel- en wetgeving in elk land bij te blijven en toe te passen. Bijvoorbeeld in Italië wordt een E-Invoicing model met een uniek formaat en centraal overheidsportaal gebruikt terwijl andere landen gekozen hebben voor een interoperabele standaard en netwerk zoals Peppol.

Naast de externe factoren zijn er ook interne bedrijfsspecifieke factoren om rekening mee te houden zoals:

• Opereert het bedrijf in een sector waar EDI vaak voorkomt zoals retail, DIY, automotive, gezondheidszorg, ..?
• Heeft het bedrijf een intern IT-team dat in-house kan werken aan gestructureerde formaten en connecties met handelspartners of portalen?
• Welke mogelijkheden biedt mijn ERP-systeem aan om te voldoen aan de legale specificaties per land?
• Bedrijfsstructuur: beslist elke delegatie zelf? Of wordt is de aanpak gecentraliseerd vanuit het hoofdkwartier?

Een manier van aanpak is om EDI & E-Invoicing uit te besteden aan een gespecialiseerde partner die je op globaal niveau kan ondersteunen. De voordelen hiervan zijn:

• Single data file dat vertaald kan worden naar landspecifieke modellen
• Eén connectie, één aanspreekpartner, één manier van werken
• Een vast team bij de commerciële afdeling, consultancy en helpdesk
• Schaalbaarheid: nieuwe landen en/of berichten worden makkelijk toegevoegd aan de huidige opzet

Maar hoe kies je zo een IT- partner? Deze check-list leggen we graag uit tijdens onze break-out sessie. Neem zeker contact op met ons als je daar niet aanwezig kan zijn maar hier toch meer over wilt weten.