Help, mijn klant vraagt een e-factuur!

Organisaties vragen hun leveranciers steeds vaker om e-facturen aan te leveren. Dit onboarden van leveranciers wordt meestal bekeken vanuit het perspectief van de ontvanger. Maar hoe gaat u ermee om als uw klant ú vraagt om een e-factuur aan te leveren? Hierbij 5 tips:

1. E-facturatie zorgt niet alleen voor kostenbesparingen voor u en uw klant, maar draagt ook bij aan het verduurzamen van uw processen. Uw overstap naar e-factureren verkleint namelijk uw CO2 voetafdruk. Fins onderzoek toont aan dat een bedrijf met 60.000 uitgaande facturen bij de overstap van PDF facturatie naar e-facturen een CO2 reductie van 17.000 kg. kan realiseren.

2. Er zijn nog steeds organisaties die e-facturen willen ontvangen op een gesloten platform, met een eigen standaard, waarbij de kosten voor het maken van een koppeling bij u als leverancier komen te liggen. Wij adviseren om gebruik te maken van het Peppol netwerk. Dit is een open, maar beveiligd netwerk waar wereldwijd veel organisaties en overheden op zijn aangesloten. Veel softwarepakketten zijn al aangesloten op Peppol. Is uw software nog niet aangesloten? Er zijn veel oplossingen in de markt om dit te realiseren.

3. Klanten stellen regelmatig eisen aan een e-factuur. Het gaat dan bijvoorbeeld om het meegeven van een afleverlocatie, kostenplaats of de naam van een contactpersoon. Voor de ontvanger zijn deze gegevens handig bij het geautomatiseerd verwerken van de factuur, maar dit soort velden zijn niet in alle financiële pakketten geïmplementeerd. Maak uw klant daarvan bewust. Bovenop de verplichte factuurelementen is het wel gebruikelijk dat om een ordernummer wordt gevraagd. De meeste softwarepakketten ondersteunen dit.

4. Elektronisch factureren voelt voor veel leveranciers als een verplicht nummer. Er zijn echter ook voor u als leverancier voordelen. Deze voordelen worden groter naarmate u meer e-facturen verstuurt. E-factureren stelt u in staat om uw billing proces te optimaliseren en beter inzicht te krijgen in uw facturatieproces. Zo weet u bij een e-factuur altijd dat uw factuur is afgeleverd in het financiële systeem van uw klant. De verwerkingstijd van een e-factuur is bovendien kort en de kans op fouten klein, waardoor het aantal betalingsherinneringen afneemt. U kunt e-facturatie daarom ook proactief pushen richting uw klanten.

5. Klanten beschouwen het in toenemende mate als voordeel dat leveranciers e-facturen kunnen aanleveren. U kunt dit dan ook inzetten als concurrentievoordeel. Door het sturen van een e-factuur bespaart u uw klant veel handmatig werk en foutcorrecties, en is uw klant in staat om sneller te betalen.

Kortom: e-facturatie heeft niet alleen voordelen voor uw klant, maar biedt ook kansen voor uw eigen organisatie. Wilt u meer weten over hoe u op eenvoudige wijze e-facturen kan aanleveren bij uw klant(en)? Bezoek dan onze stand op het Factuurcongres of neem contact met ons op.

Wilt u juist e-facturen van uw leveranciers ontvangen? Bezoek dan onze praktijksessie ‘Zelf leren onboarden’ tijdens het Factuurcongres.