Uitfaseren en beschikbaar houden van erfgoed data

Onlangs hebben wij bij Gemeente Berkelland een uniek project afgerond. In samenwerking met het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers en DataMatters heeft MY-LEX bij Gemeente Berkelland zaken en documenten uit een oud Zaaksysteem/DMS volledig uitgeplaatst naar het e-depot van het Erfgoedcentrum.

Vervolgens wordt deze data vanuit het e-depot via MY-LEX Overheid® ontsloten en beschikbaar gemaakt voor de medewerkers van de gemeente.

Gemeente Berkelland is al geruime tijd gebruiker van verschillende MY-LEX oplossingen voor het toegankelijk maken en delen van informatie, uit de verschillende systemen die in gebruik zijn. Vanwege de goede ervaringen met onze software en werkwijze heeft de gemeente daarom onze consultants gecontacteerd voor het uitplaatsen van een zaaksysteem. Het doel was om het betreffende zaaksysteem volledig uit te faseren en tegelijkertijd alle data (metadata zaken/documenten en de documentbestanden) raadpleegbaar en beheersbaar te houden voor archiefdoeleinden. Het e-depot in combinatie met MY-LEX Overheid® maakt dit mogelijk.

Om digitale duurzaamheid te kunnen waarborgen en overbrenging in de toekomst te vergemakkelijken, is gekozen voor de samenwerking met het Erfgoedcentrum (voor het e-depot, waarvan de software geleverd wordt door DataMatters). De informatie uit het zaaksysteem is gemigreerd naar het e-depot en vervolgens ontsloten als actieve bron in het MY-LEX Overheid® portaal van Gemeente Berkelland, zodat alle medewerkers de zaken en documenten kunnen (blijven) raadplegen.

“Dit was voor ons een bijzonder project. Normaal gesproken wanneer een overbrenging van bijvoorbeeld een zaaksysteem plaatsvindt naar een e-depot, is deze data niet meer te bewerken. Beheer én hosting liggen vanaf dat moment bij het regionaal archief. Nu hebben wij in plaats van overbrenging, een uitplaatsing bewerkstelligd, zodat de digitale archiefdata door de gemeente zelf gehost blijft worden en onder de verantwoordelijkheid van de gemeente valt” aldus Pieter van der Moezel, Implementatie Consultant bij MY-LEX.

De DIV medewerkers van de gemeente kunnen via het e-depot metadata van zaken en documenten blijven bewerken. Bovendien is ook vernietiging (wettelijke verplichting) in het e-depot mogelijk. Mutaties worden regelmatig via MY-LEX Overheid® binnengehaald en blijven, zoals in het geval van een zaaksysteem, raadpleegbaar via het portaal.